„Sollen wir morgen shoppen gehen?“ – „Öh, ich hab keinen Urlaub und so spontan bekomm' ich den auch nicht!“. Wie mich das immer nervt, dass meine Freundinnen nie spontan Urlaub bekommen können. „Der Antrag braucht einfach ein paar Tage bis zur Freigabe, das ist halt so.“, muss ich mir dann oft anhören. Ich überlege mir heute, dass ich morgen gerne einen halben Tag Urlaub hätte und ich habe morgen einen halben Tag Urlaub.
Wie das geht? Mit einem digitalen Urlaubsantragsworkflow!
Abb. 1: Urlaubsantrag: Prozess vom Einreichen bis zur Urlaubsfreigabe
Über ein digitales Formular, welches ich nicht nur vom Arbeitsplatz-PC, sondern eben auch von meinen mobilen Endgeräten wie Handy und Tablet öffnen kann, fülle ich ein kurzes Formular aus. Das ist einfach und selbst erklärend - schon ist der Antrag abgeschickt. Das System rechnet mir automatisch aus, wie viele Urlaubstage noch übrigbleiben und mein Vorgesetzter erhält nun per d.3-Postkorb und optional als E-Mail eine Nachricht, dass ein Urlaubsantrag eingegangen ist. Falls er die Mail geöffnet hat, wird er nun per Link direkt an das d.3-System weitergeleitet und kann sich dort das Urlaubsantragsformular ansehen. Er sieht, wann ich Urlaub haben möchte und wie lange. Und wenn ich eine Begründung hinterlegt habe, sieht er auch diese. Er braucht jetzt quasi nur noch per „freigeben“ meinem Urlaubswunsch zustimmen und schon bekomme ich erneut eine Nachricht, dass mein Urlaub genehmigt ist. Und schwupps, kann ich spontan mit meiner Freundin (die ihren Antrag natürlich schon vor einer Woche eingereicht hat), shoppen gehen.
Ich finde das super. Aber: Welche Vorteile hält der digitale Urlaubsantragsworkflow in d.3ecm nun für Sie bereit?
1. Ein einheitliches und einfaches Formular für alle
Abb. 2: Urlaubsantrag als digitales Formular
Man muss lediglich das Start- und Enddatum des gewünschten Urlaubes eintragen und gegebenenfalls eine Eintragung bei „Ausgleich“ oder „Sonderurlaub“ machen. Ansonsten berechnet das System automatisch die Anzahl der Urlaubstage und aktualisiert die noch verbleibenden Tage von allein.
2. Leichte Bedienbarkeit durch übersichtlich gehaltene Oberfläche
In Auswahlfeldern werden eben auch nur die Informationen abgefragt, die zwingend benötigt werden. Der Vorgesetzte erhält die hinterlegten Informationen und kann zwischen den beiden Buttons „Ablehnen“ oder „Genehmigen“ wählen. Fertig ist sein Arbeitsschritt.
3. Direkte Ablage des Antrages in der digitalen Personalakte
Bereits mit Erstellung des Antrages und somit Initiierung des Workflows durch den Mitarbeiter wird das Dokument direkt im digitalen Archiv des d.3-Systems abgelegt und mit der Personalakte des Mitarbeiters verknüpft. Sowohl die Personalabteilung als auch der betreffende Mitarbeiter sehen so alle bereits gestellten Urlaubsanträge übersichtlich strukturiert in der digitalen Personalakte.
4. Automatische Information der HR-Abteilung
Nach Freigabe des Antrages durch den Vorgesetzten geht der Workflow automatisch zur Kenntnisnahme nicht nur an den antragsstellenden Mitarbeiter, sondern eben auch an die Personalabteilung. Das Urlaubskonto wird mit den Informationen aus dem Workflow automatisch im HR-System aktualisiert.
Mit dem gleichen Tool können wir übrigens auch weitere Workflows wie zum Beispiel Bestellanforderungen, Reisekostenabrechnungen, Investitionsanträge oder Reklamationsmanagement abbilden. Kommen Sie diesbezüglich gerne auf uns zu!
