Wie Unternehmen mit der digitalen Gehaltsabrechnung Kosten sparen

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung modernisieren viele Unternehmen ihre Prozesse in der Gehaltsabrechnung und Gehaltszustellung.  

Durch diese Umstellung erhalten die Mitarbeitenden ihre Abrechnung online und in Echtzeit. Das kommt nicht nur Unternehmen zugute, sondern kann auch eine große Zeitersparnis und Motivation für die Mitarbeitenden im Personalwesen darstellen.  

Darüber hinaus rückt die digitale Gehaltsabrechnung das Thema Nachhaltigkeit stärker in den Fokus, da sich die Unternehmen zunehmend von Papierstapeln oder Aktenschränken verabschieden können.  

Doch was genau verbirgt sich hinter dem Konzept der digitalen Gehaltsabrechnung und welche weiteren Vorteile bringt diese Prozessoptimierung mit sich? In diesem Blogbeitrag werden wir ausführlicher aufzeigen, warum immer mehr Unternehmen auf den modernen Weg der digitalen Lohnabrechnung setzen.

Wie funktioniert die digitale Gehaltsabrechnung? 

Die digitale Gehaltsabrechnung ist eine Lösung, die in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen hat. Die meisten Arbeitnehmenden sind es gewohnt, ihre Gehaltsabrechnungen per Post zu erhalten.  

Die digitale Gehaltszustellung bietet jedoch viele Vorteile, wie z. B. eine schnellere Zustellung, höhere Sicherheit und Umweltfreundlichkeit. In diesem Artikel werden wir uns mit der d.velop postbox befassen, einer der führenden Lösungen für die digitale Gehaltszustellung.

Abb. 1: Einblick in die Oberfläche der postbox

Vorteile der digitalen Gehaltsabrechnung 

Effizienz: Einer der Hauptvorteile der digitalen Gehaltszustellung ist die Effizienz. Arbeitnehmende erhalten ihre Gehaltsabrechnung viel schneller und können sich rascher auf ihre Finanzen einstellen. Für Unternehmen entfallen die Gebühren für das Porto und benötigtes Material sowie Personal- und Verwaltungskosten. Somit kann das Budget besser geplant werden. 

Nachhaltigkeit: Der Wechsel von Papier zum digitalen Prozess schont darüber hinaus die Umwelt. Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs tragen Unternehmen, die die digitale Gehaltsabrechnungen einführen, zur Nachhaltigkeit bei und können sich als umweltbewussteres Unternehmen positionieren.  

Sicherheit: Die digitale Gehaltszustellung ist sicherer als die Zustellung von physischen Dokumenten, denn bei der digitalen Zustellung sind die Informationen verschlüsselt und können nur von autorisierten Personen eingesehen werden. Dies reduziert das Risiko, dass Gehaltsabrechnungen verloren gehen oder gestohlen werden.  

Corporate Design: Digitale Lösungen lassen sich leicht an z. B. neue gesetzliche Anforderungen oder Unternehmensrichtlinien anpassen. Dank der individuellen Konfigurationsmöglichkeiten der Oberflächen im Rahmen Ihres Corporate Designs wird sichergestellt, dass Ihr Markenauftritt konsistent bleibt und kein Markenbruch entsteht. 

Abb. 2: Ablauf der Zustellung mit d.velop postbox

d.velop postbox: Ihre digitale Lösung  

Die d.velop postbox ist eine führende digitale Postbox-Lösung, die speziell für die Gehaltszustellung entwickelt wurde. Die Postbox kann einfach und schnell eingerichtet werden und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die auch für technisch weniger versierte Arbeitnehmende leicht verständlich ist.  

Darüber hinaus erfüllt die d.velop postbox relevante Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit und wird stets aktualisiert. 

Im ersten Schritt wird der Providerservice eingerichtet. Dies erfolgt auf der Cloud-Plattform. Das bereitstellende Unternehmen agiert dabei als Provider, der von den Empfänger*innen abonniert werden kann.  

Die Empfänger*innen der Dokumente registrieren sich bei d.velop postbox und verwenden ihre eigenen Zugangsdaten. Über einen Aktivierungsschlüssel kann der Provider abonniert werden und Dokumente somit zugestellt bzw. erhalten werden.  

Zur effizienten Umsetzung begleiten wir Sie über den ganzen Prozess von der Einrichtung bis zum Go-Live und der ersten Zusendung Ihrer Dokumente.  

Wie Sie von der Benutzerfreundlichkeit der postbox profitieren 

Arbeitnehmende können ihre Gehaltsabrechnungen direkt in ihrem Postfach einsehen, herunterladen und speichern. Der große Vorteil dabei: Die Postbox ist auch mobil verfügbar, sodass die Mitarbeitenden ihre Gehaltsabrechnungen jederzeit und von jedem Ort aus sicher einsehen können. 

Die d.velop postbox bietet eine einfache Möglichkeit, den Überblick über alle Gehaltsabrechnungen zu behalten, da alle Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert sind. 

Digitale Gehaltsabrechnungen – komplett EU-DSGVO-konform

Unzureichender Datenschutz, wilde Papierfluten auf dem Schreibtisch und komplizierte Prozesse in der Lohnbuchhaltung – das muss alles nicht mehr sein dank der digitalen Gehaltsabrechnung.  

Die d.velop postbox bietet eine einfache, umweltfreundliche und rechtssichere Lösung. Ihre Mitarbeitenden erhalten alle wichtigen HR-Dokumente, wie Lohn- und Gehaltszettel, digital und mit sicherem Nachweis direkt zugestellt. Die Dokumente in der d.velop postbox werden ausschließlich in Deutschland gespeichert. Somit profitieren Sie von einer komplett EU-DSGVO-konformen Lösung.

Einsparpotenziale für Personalabteilungen dank der digitalen Gehaltszustellung 

Die Einsparpotenziale bei der Umstellung von der postalischen Gehaltszustellung auf die digitale postbox sind signifikant. Auch wenn sich durch die rechtliche Situation keine 100%ige digitale Zustellung abbilden lässt, da oftmals Mitarbeitenden nach wie eine postalische Zustellung per Vereinbarung zusteht, so sollten Unternehmen die Einsparpotenziale unbedingt beachten und digitale Lösungen in Erwägung ziehen. 

Die folgenden ROI-Beispiele nach Unternehmensgröße verdeutlichen die Einsparpotenziale. Im Beispiel wird davon ausgegangen, dass 80% der Gehaltszustellungen digital erfolgen und 20% auf postalischem Wege.

Digitale Gehaltsabrechnung: Das Wichtigste in Kürze 

Die digitale Gehaltsabrechnung bietet Unternehmen somit eine sichere, moderne und zeitsparende Lösung, von der sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmende profitieren. 

Die d.velop postbox bietet hierfür eine benutzerfreundliche und zeitgemäße Lösung. Sie unterstützt Unternehmen dabei, die Prozesse in der Gehaltsabrechnung und -zustellung zu digitalisieren und damit zeitsparender sowie sicherer zu gestalten. Darüber hinaus wird nachhaltig Papier gespart und somit können Unternehmen umweltfreundlicher arbeiten. 

Sind auch Sie interessiert an der d.velop postbox? Dann kontaktieren Sie uns gerne und entdecken Sie die Vorteile der digitalen Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen. netgo unterstützt Sie als kompetenter und zuverlässiger Partner.