Also warum sollte sich das Unternehmen Gedanken zu einem digitalen Dokumentenmanagementsystem machen? Es geht doch scheinbar auch ohne, oder …?
Ja, natürlich kann das Unternehmen die Dokumente weiterhin im Papierformat bearbeiten und ablegen, so wie es jahrelang der Standard war.
Die manuelle Bearbeitung der Dokumente führt jedoch eine ganze Reihe von Problemen mit sich. Mit dem digitalen Dokumentenmanagementsystem können die Geschäftsprozesse optimiert und die Bearbeitung von Dokumenten im Unternehmen erheblich erleichtert werden.
Einfach finden, nicht lange suchen
Unstrukturierte Bearbeitungsprozesse und zeitaufwendiges Suchen nach Dokumenten führen in Unternehmen zu zeitintensiven Recherchen und damit hohen Kosten. Abteilungs- und mitarbeiterspezifische Ablagen und Ordnerstrukturen sorgen für Redundanzen bei der Ablage und schaffen so Intransparenz: was ist das richtige Dokument, welche Version ist die richtige, ist das Dokument aktuell?
Die digitale Dokumentenverwaltung kann genau hier unterstützen. Mithilfe digitaler Geschäftsprozesse kann die Erfassung, Speicherung und Ablage, aber auch die Recherche nach Dokumenten deutlich vereinfacht werden. Das schafft Zeit für das Tagesgeschäft. Mit dem Gedanken an die Digitalisierung und die damit verbundene Einführung eines Dokumentenmanagementsystems können viele Probleme im Umgang mit Papierdokumenten gelöst werden. Dokumente können digital abgelegt werden und stehen so für Workflows zur Verfügung. So werden Dokumente mit nur wenigen Klicks durch mehrere Mitarbeiter in kurzer Zeit bearbeitet, statt lange Wege- oder Liegezeiten in Kauf zu nehmen. Mit der individuellen Suchfunktion können die Dokumente in Sekundenschnelle gefunden werden – über dokumentspezifische Metadaten oder den Volltext.
Nicht mehr WO, sondern WAS wird gesucht
Ohne digitale Lösungen werden Dokumente von einem Arbeitsplatz zum anderen getragen. Sie werden in diverse Ordner abgelegt und häufig entstehen für die Bearbeitung Kopien von Dokumenten. Zudem gehen einige Belege während der Bearbeitung oder beim Weiterreichen verloren oder bleiben liegen, weil Kollegen krankheitsbedingt nicht im Haus sind. Nicht selten können dadurch Fristen nicht eingehalten werden. Neben einem schlechten Eindruck entstehen auch hier erneut Kosten.
Mithilfe der digitalen Lösung werden alle Dokumente nach einer einheitlichen unternehmensspezifischen Ablagelogik archiviert. Jeder Mitarbeiter kann jedes Dokument zu jeder Zeit abrufen, wenn er dazu die Berechtigung hat. Die Dokumente werden einheitlich und revisionssicher abgelegt. Nach mehreren Jahren sind die Dokumente immer noch rechtsgültig abrufbar. Der Mitarbeiter stellt sich im Endeffekt nicht mehr die Frage WO das Dokument sich befindet, sondern lediglich WAS gesucht wird. Diese Information reicht schon aus, um das Dokument mit nur wenigen Klicks über die verschiedenen Suchfunktionen zu finden.
Keine Mehrfachablagen – keine Redundanzen
Mit dem Dokumentenmanagementsystem werden Dokumente nicht mehr kopiert und doppelt bearbeitet. Sie werden kontextbezogen miteinander verknüpft und jeder berechtigte Mitarbeiter kann alle Bearbeitungen des Dokuments einsehen. Mit der Verknüpfung kann das Dokument in verschiedene digitale Akten verlinkt werden, ohne das Dokument dabei zu duplizieren. So wird sichergestellt, dass alle Kollegen auf ein und das selbe Dokument zugreifen. Mit der Verknüpfung werden automatisch die Bearbeitungsprozesse und alle Funktionen zum Dokument ebenso verknüpft. Das Dokument inklusive Bearbeitungsnotizen ist nur einmal vorhanden, aber in mehreren Akten abrufbar.
Wird das Dokument bearbeitet, dann erstellt das System eine neue Version des Dokuments. Somit gibt es am Ende mehrere Versionen, welche alle eingesehen werden können. Das ursprüngliche Dokument bleibt bestehen. Jeder kann nachvollziehen, welches Dokument aktuell ist, wann welcher Bearbeitungsstand aktuell war und wie das Dokument bereits bearbeitet wurde.
Und das Fazit?
Digitale Geschäftsprozesse können die Arbeitsweisen in Unternehmen nachhaltig verbessern, die Transparenz in Prozessen erhöhen und Bearbeitungskosten senken. Heutige Abläufe sollten jedoch hinterfragt und nicht ohne weiteres in die digitale Welt geholt werden. Häufig ist eine Anpassung der Arbeitsweisen unumgänglich, um das Potential neuer Möglichkeiten auszuschöpfen. Dann nutzen Unternehmen auch die Mehrwerte durch die digitale Vorgangsbearbeitung. Mit dem digitalen Dokumentenmanagement sparen Sie Zeit, entlasten Ihre Mitarbeiten und steigern die Kundenzufriedenheit.
Fragen?
Möchten Sie mehr über den Einsatz von Dokumentenmanagementsysteme in Ihrem Unternehmen erfahren? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren – kostenlos und unverbindlich, wir sind gern für Sie da:
