Klassische Bestellvarianten in Papierform (Preislisten, Formulare etc.) werden hierbei abgelöst und durch einen elektronischen Bestellprozess ersetzt. Erfahren Sie im Folgenden, was eProcurement auszeichnet und welchen Nutzen diese Technik verfolgt.
Grundlagen und Hintergründe des eProcurements
Durch die Verbreitung des Internets hat sich die elektronische Geschäftswelt in den vergangenen Jahrzehnten stark entwickelt. Zahlen beweisen: der Online-Handel boomt. Laut dem Handelsverband Deutschland belief sich der eCommerce-Umsatz im Jahr 2000 noch auf 2,5 Milliarden Euro, im Jahr 2018 bereits auf über 50 Milliarden Euro. Im Zuge dessen haben sich natürlich auch die Beschaffungsmechanismen verändert. Wo früher noch viele verschiedene Schritte erforderlich waren, um Waren zu bestellen, wird heute ein elektronisches und vielfach automatisiertes Bestellverfahren genutzt: das eProcurement. Ziel des eProcurements ist die Vereinfachung von Bestellprozessen und die damit einhergehende Beschleunigung des Bestellvorgangs. Für Händler und Lieferanten hat diese Form der Beschaffung erhebliche Vorteile im Vergleich zur traditionellen Beschaffung in Papierform, insbesondere Zeit- und Kosteneinsparungen.
Häufig werden eProcurement-Lösungen von mittleren und größeren Unternehmen genutzt, welche auf eine hohe Warenverfügbarkeit angewiesen sind und schnelle Lieferzeiten anbieten wollen. Letztendlich geht es also darum, Beschaffungsprozesse zu optimieren, um sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Kosteneinsparungen im Bestellablauf führen beispielsweise zu einem größeren Spielraum in der Preisgestaltung.
Technische Umsetzung des eProcurements
Der Wechsel von papierbasierten Beschaffungsprozessen hin zur elektronischen Kommunikation zwischen Zulieferer und Unternehmen ist an einige technische Voraussetzungen geknüpft. Wichtig ist dabei, auf IT-Systeme mit möglichst einheitlichen Standards zu setzen (zum Beispiel offene Formate wie XML), um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Ferner müssen die Geschäftsprozesse der Beteiligten soweit angeglichen werden, dass der Datenaustausch im jeweiligen ERP-System einbezogen werden kann.
Die Kommunikation in einem eProcurement-System kann auf ganz unterschiedlichen Wegen erfolgen. Häufig wird dazu das Internet verwendet, wo sich die Geschäftspartner über eine Art B2B-Onlineshop miteinander austauschen. Manche Unternehmen favorisieren hingegen die Vernetzung über ein eigenes Extranet. Die Daten werden hier von der einen Partei über eine VPN-Verbindung an das Intranet der anderen Partei übermittelt.
Grundsätzlich lassen sich in der technischen Umsetzung des eProcurements drei verschiedene Systeme unterscheiden:
- Geschlossene Systeme: Bei einem geschlossenen System besteht eine direkte Verbindung zwischen Lieferanten und einkaufenden Unternehmen. Dies kann allerdings nur funktionieren, wenn die beteiligten Geschäftspartner über gleiche Schnittstellen verfügen (was in der Einrichtung sehr aufwändig sein kann) oder die gleiche Software nutzen. Der große Vorteil eines geschlossenen Systems ist seine hohe Datensicherheit und Datenaktualität.
- Halboffene Systeme: Bei einem halboffenen System werden die Geschäftskunden über eine Schnittstelle mit dem IT-System des Lieferanten verbunden. Der Zugriff auf das System erfolgt normalerweise über einen Web-Browser.
- Offene Systeme: Bei einem offenen System besteht keine direkte Verbindung zwischen den IT-Systemen der Geschäftspartner, stattdessen wird auf einer reinen Web-Basis gearbeitet. Dazu stellt der Lieferant in gewissen Abständen einen Bestellkatalog online, über den das Unternehmen Bestellungen durchführen kann. Die Einrichtung eines solchen Systems ist zwar sehr einfach, bringt aber auch viele Nachteile mit sich: Erstens ist ein offenes System leicht angreifbar, zweitens erfolgt der Abgleich von Bestellungen und Beständen asynchron, also nicht in Echtzeit.
Welche Vorteile bietet eProcurement Ihrem Unternehmen?
Die elektronische Abwicklung der Güterbeschaffung umgeht viele Nachteile der klassischen Beschaffung über Telefon, Fax oder Briefverkehr. Papierbasierte Bestellverfahren sind zeit- und kostenaufwändig – auf Dauer also völlig unbrauchbar, wenn Online-Händler mit der fortschreitenden Digitalisierung und einer immer stärkeren Konkurrenz mithalten wollen. Betrachten wir die Vorteile von eProcurement im Überblick:
- Reduzierter Zeit- und Kostenaufwand
- Schnellere Beschaffung von Rohstoffen oder Produkten
- Reduktion der administrativen Aufgaben
- Erhöhung der Prozesstransparenz
- Erhöhung der Markttransparenz
- Einfache Integration neuer Lieferanten
- Mehr Vergleichsmöglichkeiten von Preisen und Lieferanten
- Flexibler Einkauf (24-Stunden-Verfügbarkeit)
- Erhöhung der Leistungs-/Produktqualität
- Kombinierbarkeit mit ERP-Systemen, Finanzbuchhaltung etc.
Die Automatisierung von Bestellprozessen hat Auswirkungen auf vielen Ebenen. Nicht nur Sie als Unternehmer profitieren von den Vorteilen des eProcurements, auch Ihre Zulieferer und insbesondere Ihre Kunden sind mittelbar und unmittelbar davon betroffen. Nach Studien des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) reduziert eProcurement die Prozesskosten um durchschnittlich 30%. Sämtliche Prozesse, von der Angebotseinholung bis zur Rechnungsprüfung, erfolgen transparent und standardisiert – ein weiterer Vorteil, um Fehlerquellen in der Administration zu vermeiden. Die Möglichkeit einer Anbindung von ERP-Systemen sorgt weiterhin dafür, dass Warenbestände und Bestellungen immer mit der Datenbank abgeglichen werden können.
Prozesskostenoptimierung mithilfe digitaler Systeme ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Viele Unternehmen haben bereits eProcurement-Lösungen etabliert, um die neugewonnenen Ressourcen für ihr Kerngeschäft, also den eigentlichen Online-Handel, aufzuwenden, so zum Beispiel für die Produktentwicklung oder das Marketing. Eine Win-Win-Win-Situation für alle Beteiligten: Zulieferer, Unternehmen, Kunden.
