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      DMS-Lösungen

      Im digitalen Zeitalter sind schnelle und effiziente Arbeitsabläufe essentiell. Viele Unternehmen verlassen sich dennoch auf Papierdokumente, was zu Ineffizienz und Platzproblemen führt. Mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) können Sie diesen Herausforderungen begegnen.

      Unsere DMS-Lösungen ermöglichen es, alle Dokumente digital, zentral und revisionssicher zu speichern und zu verwalten, unabhängig von ihrer Herkunft. Dadurch erleichtern wir die Verwaltung, Bearbeitung und das Auffinden von Dokumenten, was zu einer Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse führt.

      Effizienzsteigerung durch digitale Verwaltung mit Dokumentenmanagement

      Dokumentenmanagement-Systeme bieten zahlreiche Vorteile: Von der revisionssicheren Archivierung über die Bereitstellung aktueller Dokumentversionen bis hin zur vereinfachten Informationssuche.

      Die zentrale Speicherung aller Dokumente und Daten ermöglicht einen schnellen und mobilen Zugriff, was Zeit spart und die Effizienz steigert. Unsere DMS-Lösungen unterstützen Sie dabei, typische Abläufe und Prozesse zu beschleunigen und so den betrieblichen Alltag effektiver zu gestalten.

      Wagen Sie jetzt mit netgo einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung und setzen Sie auf die einfache und schnelle Dokumentenverwaltung mit effizienten Dokumentenmanagement-Systemen.

      • Effizienzsteigerung: schnellere und effizientere Handhabung von Dokumenten durch schnelleres und einfacheres Auffinden und Verwalten
      • Verbesserte Zugänglichkeit und Mobilität: Standortunabhängiger Zugriff optimal für mobiles und flexibles Arbeiten
      • Revisionssichere Archivierung: revisionssichere Archivierung gemäß gesetzlicher Vorgaben und Compliance-Anforderungen
      • Verbesserte Datensicherheit: Sicherer Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten und Schutz vor unbefugtem Zugriff durch individuelle Zugriffsrechte und Sicherheitsprotokolle
      • Kosteneinsparungen: reduzierter Bedarf an physischem Speicherplatz reduziert Kosten und hat ökologische Vorteile

      Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen

      Revisionssichere Archivierung

      Die unveränderbare Speicherung von Dokumenten an schreibgeschützten Speicherorten ist einer der prägnantesten Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen. Neben der revisionssicheren Archivierung sind aber auch individuell definierte Aufbewahrungsfristen möglich.

      Durchgängig aktuelle Versionen

      Mithilfe von Dokumentenmanagement-Systemen steht allen Mitarbeitenden immer die aktuellste freigegebene Version von Dokumenten zur Verfügung. Somit können Missverständnisse und Doppelarbeiten grundsätzlich vermieden werden.

      Mobiler Zugriff

      Belege, Dokumente und Daten sind im Dokumentenmanagement-System digital gespeichert. Somit sind diese Informationen über alle Geräte abrufbar. Der Zugriff ist von überall aus und zu jeder Zeit möglich.

      Vereinfachte Informationssuche

      Dokumentenmanagement-Systeme speichern alle Dokumente, Daten und Informationen an zentraler Stelle. Dadurch erhalten Unternehmen nicht nur einen deutlich besseren Überblick – auch der Zugriff auf die notwendigen Informationen gestaltet sich einfacher. Damit verbunden ist für Unternehmen zudem eine deutliche Zeitersparnis, da unterschiedliche Formate, Ablagestellen und Speicherorte kein Problem mehr darstellen.

      Zeitersparnis

      Mit modernen Dokumentenmanagement-Systemen sparen sich Unternehmen die Zeit für aufwendiges Suchen von Dokumenten. Unterschiedliche Formate, Ablagestellen und Speicherorte stellen kein Problem mehr dar, wodurch alle Dokumente mit wenigen Klicks verfügbar sind. Darüber hinaus beschleunigen Workflows typische Abläufe und Prozesse.

      Whitepaper und Webinare zu ECM & DMS

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      Aufgaben und Bestandteile eines DMS

      Die Hauptaufgaben unseres DMS umfassen die Dokumentenerfassung, Strukturierung, Verteilung und revisionssichere Archivierung. Elektronische Dokumente werden automatisch erfasst, während Papierdokumente gescannt und integriert werden. Die digitale Strukturierung ermöglicht ein schnelles Wiederfinden von Dokumenten.

      Moderne DMS unterstützen zudem die digitale Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten und bieten effiziente Workflow-Management-Lösungen.

      1. Dokumentenerfassung

      Heutzutage liegen die meisten Dokumente bereits in elektronischer Form vor. Diese Dokumente können automatisch durch das Dokumentenmanagement-System erfasst und in einem zentralen Archiv gespeichert werden. Die Metadaten der Dokumente oder Dateien werden darüber hinaus in einer Datenbank hinterlegt. 

      Während elektronische Dokumente unmittelbar erfasst werden, ist es bei Dokumenten in klassischer Papierform erforderlich, diese über einen Dokumentenscanner ins System zu übertragen.

      2. Strukturierung 

      Anhand der erfassten Metadaten ist es möglich, archivierte Dokumente jederzeit wiederzufinden. Aufgrund der Digitalisierung der Dokumente dauert dieser Vorgang nur wenige Sekunden. 

      Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten geht – ganz im Gegensatz zur Verwendung von physischen Ordern und Akten – eine große Zeitersparnis einher und die notwendigen Informationen sind jederzeit an jedem Ort abrufbar. Dadurch können wichtige Entscheidungen immer fundiert und schnell getroffen werden.

      3. Verteilung und Workflow Management 

      Sowohl der Transport als auch die Bearbeitung der Dokumente können dank moderner Dokumentenmanagement-Systeme gänzlich digital erfolgen. Mithilfe von definierbaren Workflows landet das Dokument darüber hinaus zuverlässig beim dafür zuständigen Mitarbeitenden oder der verantwortlichen Abteilung. 

      Dabei sind auch teilautomatische oder Ad-hoc-Workflows möglich. So verringert sich die Dokumentendurchlaufzeit deutlich und die Transparenz in Bezug auf die einzelnen Bearbeitungsschritte nimmt aufgrund lückenloser Protokollierung zu. 

      4. Revisionssichere Archivierung 

      Auch die revisionssichere Archivierung ist Bestandteil moderner und leistungsstarker Dokumentenmanagement-Systeme. Dabei werden Dokumente nicht veränderlich an einem schreibgeschützten Speicherort abgelegt. Besonders vorteilhaft: Dokumente, die auf diese Art und Weise gespeichert wurden, haben bei Finanzbehörden den gleichen Status wie Papierdokumente.

      Warum mit netgo im Bereich DMS zusammenarbeiten? 

      Machen Sie die Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen einfach und effizient. Wir begleiten Sie persönlich mit den passenden Konzepten, die Ihr Business vorantreiben. Mit unseren Lösungen im Bereich DMS gehen Sie nicht nur den richtigen Schritt zur Digitalisierung Ihres Unternehmens, sondern profitieren von vielen weiteren Vorteilen. 

      Wir unterstützen Sie von der Analyse über das Hosting bis hin zur Implementierung und auch darüber hinaus. Wir schulen Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Systemen und arbeiten sie in das Thema der digitalen Prozessgestaltung ein. Auch nach erfolgreicher Einführung und Schulung stehen wir weiter an Ihrer Seite und nehmen regelmäßige Updates und Verbesserungen vor. Kontaktieren Sie uns jetzt und profitieren auch Sie von unserer Expertise.

       

      Neugierig?
      Kontaktieren Sie uns!

      Wir von netgo begleiten Unternehmen persönlich beim digitalen Wandel.  Ganz gleich ob digitaler Rechnungseingang oder automatisierte Workflows: wir stehen Ihnen als kompetenter und zuverlässiger Partner im Bereich ECM und DMS stets zur Seite.

      Gerne beraten wir Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Projekte und sind dabei persönlich und regional für Sie da.