E-Procurement

Was ist E-Procurement (elektronische Beschaffung)?

Für viele Unternehmen ist die IT-Beschaffung eine kostspielige Angelegenheit. Aber nicht aufgrund der Produktpreise, sondern weil häufig Abläufe weder standardisiert noch automatisiert sind und sich der Einkaufsprozess dadurch besonders aufwendig gestaltet. Mit dem Einsatz von speziell dafür entwickelten digitalen Lösungen können Unternehmen jedoch ihre internen Ressourcen entlasten. 

Mit dem Begriff des E-Procurements ist eben diese Art der digitalen IT-Beschaffung mit Unterstützung von dafür geeigneten IT-Systemen über digitale Netzwerke gemeint. Insbesondere die Verbindung von modernen Kommunikationsmethoden mit klassischen Beschaffungsmaßnahmen erleichtert die Beschaffung von IT-Anwendungen oder Systemen. 

Die Individualisierungsmöglichkeiten in den speziell für diesen Zweck konzipierten Portalen ermöglichen es Unternehmen, die Firmenstandards optimal abzubilden. Aber auch der systemübergreifende Bestellprozess, der durch die Anbindung der Portale an die unternehmensinternen Systeme ermöglicht wird, sorgt für eine automatisierte und transparente Prozesskette. 

Damit verbinden digitale Portale für die Beschaffung der IT den Komfort des Online-Shoppings mit der Effizienz automatisierter Beschaffungsabläufe. So ist mit individuellen E-Procurement-Lösungen ein schnelles und kosteneffizientes Einkaufen der IT entsprechend den Unternehmensrichtlinien für jeden Betrieb möglich. 

Welche Herausforderungen bringt E-Procurement mit sich?

Damit der Wechsel von der papierbasierten Beschaffung hin zu digitalen Prozessen zwischen Lieferanten und Unternehmen gelingt, gilt es einige technische Voraussetzungen zu erfüllen. Unter anderem ist die Nutzung von möglichst einheitlichen Standards in den IT-Systemen unbedingt ratsam, da nur so gewährleistet ist, dass der Datenaustausch reibungslos verläuft. 

Auch die Wahl eines geeigneten Systems ist eine der zentralen Herausforderungen, die sich dabei ergeben. Um eine passende Wahl zu treffen, ist es unter anderem erforderlich, die angestrebten Ziele und die KPIs eindeutig zu definieren. Im Rahmen der Zieldefinition ist es wichtig, die Bedürfnisse aller Stakeholder gleichwertig zu beachten. Mithilfe der definierten Ziele lassen sich die Vorteile von E-Procurement-Lösungen eindeutig nachweisen. 

Bei der professionellen digitalen Beschaffung der IT ist auch die Beachtung von Sicherheitsaspekten eine Herausforderung, die es zu bewältigen gilt. Denn nur so lassen sich unternehmenskritische Informationen effektiv schützen. Damit die Datenübertragung sicher und zuverlässig verlaufen kann, muss die Datensicherheit zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein. Aber auch die zuverlässige Übertragung ist entscheidend, damit die Sicherheit kontinuierlich garantiert ist.