Digitales Dokumentenmanagement einfach erklärt
Effizientes DMS mit Microsoft 365 und SharePoint
Dokumentenmanagement
im Home Office
Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die sich positiv auf Effizienz, Sicherheit und Compliance auswirken können.
Hier ein Überblick der wichtigsten Vorteile:
Produktivitäts- und Effizienzsteigerung
- Schnelles Auffinden von abgelegten Dokumenten: Durch eine strukturierte Ablage und effektive Suchfunktionen finden Mitarbeitende Dokumente deutlich schneller, was Zeit und Ressourcen spart.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Digitale Dokumente bearbeiten und mit anderen Teammitgliedern teilen – all das ist in Echtzeit möglich, sodass Kollaboration, Kommunikation und Workflows optimiert werden können.
- Automatisierung von Prozessen: Routineaufgaben wie die Genehmigung von Rechnungen oder die Freigabe von Dokumenten können automatisiert werden.
Somit können manuelle Arbeitsschritte reduziert werden, was sich wiederum positiv auf die Produktivität auswirkt.
Höhere Sicherheit und Compliance
- Höhere Datensicherheit: Ein DMS schützt Dokumente durch Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und revisionssichere Speicherung vor unbefugtem Zugriff und unbeabsichtigten Änderungen.
- Vereinfachte Compliance: Ein DMS erleichtert die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen, da Dokumente revisionssicher gespeichert und aufbewahrt werden können.
- Revisionssicherheit: Alle Änderungen an Dokumenten werden protokolliert, um die Nachvollziehbarkeit und Beweissicherheit zu gewährleisten.
Kostenersparnis
- Reduzierter Papierverbrauch: Die papierlose Ablage von Dokumenten führt zu erheblichen Einsparungen an Papier, Druckkosten und Lagerraum und trägt zur Nachhaltigkeit des Unternehmens bei.
- Geringere Verwaltungskosten: Die automatisierte Bearbeitung von Dokumenten und die effizientere Zusammenarbeit reduzieren den Verwaltungsaufwand und damit die Personalkosten.
Die wichtigsten Funktionen eines DMS 
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet eine Vielzahl von Funktionen, die Unternehmen bei der Verwaltung, Speicherung und Nachverfolgung ihrer Dokumente unterstützen.
Hier ein Überblick der wichtigsten Funktionen eines DMS:
Dokumentenerfassung und -import: Zu den wichtigsten Funktionen gehören die Dokumentenerfassung und der Dokumentenimport, bei dem Papierdokumente eingescannt und in digitale Formate umgewandelt werden, sowie der direkte Import von digitalen Dateien, einschließlich E-Mails und Anhängen. Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning können hier eine wichtige Rolle spielen, z. B. für die Extraktion und Klassifizierung von Daten aus verschiedenen Dokumententypen.
Revisionssicheres Archivieren: Ein zentraler Aspekt des DMS ist die Speicherung und Archivierung von Dokumenten. Diese werden sicher in einem zentralen Verzeichnis abgelegt und revisionssicher, d.h. unveränderbar und mit Historie, archiviert.
Kategorisierung durch Metadaten: Die Indexierung und Kategorisierung der Dokumente erfolgt durch die Verwaltung von Metadaten und die Verwendung von Schlagwörtern, um eine schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten. Die Such- und Abruffunktionen des DMS ermöglichen es Benutzer*innen, den gesamten Inhalt der Dokumente mittels Volltextsuche zu durchsuchen oder gezielt nach Metadaten wie Autor, Erstellungsdatum oder Dokumenttyp zu suchen.
Versionierung: Die Versionierung speichert und verwaltet mehrere Versionen eines Dokuments einschließlich einer detaillierten Änderungshistorie und bietet die Möglichkeit, frühere Versionen wiederherzustellen.
Zugriffskontrolle und Compliance-Management: Zugriffskontrolle und Sicherheit sind ebenfalls zentrale Funktionen eines DMS. Benutzerrollen und Berechtigungen steuern den Zugriff auf Dokumente, während Verschlüsselung den Schutz der Dokumente während der Speicherung und Übertragung sicherstellt. Audit-Trails protokollieren alle Zugriffe und Änderungen, um Nachvollziehbarkeit und Compliance zu gewährleisten.
Workflow- und Prozessautomatisierung: Das DMS unterstützt auch die Workflow- und Prozessautomatisierung. Automatisierte Workflows ermöglichen die Erstellung und Verwaltung von Prozessen zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und Genehmigungsprozesse, unterstützt durch automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen für anstehende Aufgaben und Fristen.
Integration mit anderen Systemen: Ein weiteres Merkmal ist die Integration mit anderen Systemen. Das DMS lässt sich nahtlos in Unternehmenssoftware wie ERP- und CRM-Systeme integrieren, um eine effiziente Datenübertragung und Archivierung von E-Mails und Anhängen zu gewährleisten. Wichtig sind Schnittstellen zu gängigen Lösungen wie SAP oder DATEV, die von vielen Unternehmen in unterschiedlichen Branchen genutzt werden. Darüber hinaus sind Integrationsmöglichkeiten mit E-Mail-Clients fundamental für ein effizientes E-Mail-Management im Unternehmen.
Gemeinsame Dokumentenbearbeitung: Auch die Zusammenarbeit und Dokumentenfreigabe werden durch das DMS erleichtert. Mehrere Benutzer*innen können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und diese sicher innerhalb und außerhalb der Organisation teilen. Ein DMS bietet zudem mobilen Zugriff, so dass Dokumente jederzeit und überall von mobilen Geräten aus verwaltet werden können.
Diese Funktionen machen ein DMS zu einem leistungsstarken Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente effizient zu verwalten, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
Einsatzbereiche von Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement findet in einer Vielzahl von Unternehmensbereichen und Branchen Anwendung, da es die Verwaltung von digitalen und physischen Dokumenten optimiert.
Von besonderer Relevanz sind die folgenden Einsatzgebiete:
Dokumentenmanagement im Einkauf
Im Einkauf ist es besonders wichtig, dass relevante Dokumente zentral und sicher verfügbar sind, damit die Prozesse so effizient wie möglich gehalten werden können. Dokumentenmanagement ist deshalb fundamental für den Einkauf und findet u. a. durch die folgenden spezifischen Anwendungen Einsatz im Unternehmen:
Zentrale Ablage von Einkaufsdokumenten: Alle relevanten Einkaufsdokumente wie Bestellungen, Lieferantenverträge, Angebote und Ausschreibungen, werden zentral im Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt. Dies erleichtert den Zugriff sowie die Verwaltung dieser Dokumente und sorgt für eine bessere Organisation und Übersichtlichkeit.
Automatisierte Workflows: Routineaufgaben im Einkaufsprozess, wie Bestellanforderungen oder die Prüfung von Lieferantenangeboten, können durch das DMS automatisiert werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt die Prozesse. Automatisierte Workflows stellen sicher, dass alle Schritte im Einkaufsprozess korrekt und termingerecht ausgeführt werden.
Lieferantenmanagement: Benötigte Informationen und Dokumente zu Lieferanten wie Zertifikate, Leistungsbewertungen und Kommunikationshistorien werden zentral verwaltet. Dies erleichtert die Pflege der Lieferantenbeziehungen und die Bewertung der Lieferantenleistung.
Bestellwesen: Bestellungen werden digital erfasst, bearbeitet und verwaltet. Dies umfasst die Erstellung von Bestellungen, die Genehmigung und die Nachverfolgung des Bestellstatus. Durch die Integration mit anderen Systemen, wie z.B. ERP-Systemen, wird ein nahtloser Informationsfluss gewährleistet.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Das DMS sorgt für eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation aller Beschaffungsprozesse. Alle Änderungen und Zugriffe auf elektronische Dokumente werden protokolliert, so dass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.
Dokumentenmanagement im Finanz- und Rechnungswesen
Im Finanz- und Rechnungswesen spielen u. a. Compliance und Datensicherheit eine wesentliche Rolle. Die Transparenz ist in diesem Bereich deshalb besonders wichtig, sodass eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgung der Transaktionen vorliegt. Digitales Dokumentenmanagement im Finanz- und Rechnungswesen ist besonders für die folgenden Prozesse und Aufgaben relevant:
Digitaler Rechnungseingang: Rechnungen werden digitalisiert und im Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingebucht. Dies ermöglicht eine schnelle und effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Durch die Digitalisierung können Rechnungen sofort erfasst und weiterverarbeitet werden, was den Papierverbrauch reduziert und die Bearbeitungszeiten verkürzt.
Elektronische Prüfung und Freigabe: Im DMS können Rechnungen elektronisch geprüft und freigegeben werden. Dies umfasst die Validierung der Rechnungsdaten, die Prüfung auf Richtigkeit und Vollständigkeit sowie die Freigabe durch autorisierte Mitarbeiter. Automatisierte Workflows unterstützen diesen Prozess und stellen sicher, dass Rechnungen zeitnah und korrekt freigegeben werden.
Zahlungsverkehr: Nach der Freigabe werden die Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung übergeben, um Zahlungen auszulösen. Das DMS System ist häufig mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen integriert, um den Zahlungsprozess zu automatisieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen korrekt und zeitnah verarbeitet werden.
Verwaltung von Finanzdokumenten: Alle wichtigen Finanzdokumente wie Steuerunterlagen, Buchhaltungsunterlagen, Kontoauszüge und Jahresabschlüsse werden zentral im DMS gespeichert und verwaltet. Dies erleichtert den Zugriff auf diese Dokumente und ermöglicht eine effiziente Organisation und Archivierung.
Dies ist insbesondere auch vor dem Hintergrund der kommenden E-Rechnungspflicht interessant, denn ab 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Der Einsatz eines DMS kann Unternehmen die Umsetzung der E-Rechnungspflicht erleichtern, denn E-Rechnungen können darin zehn Jahre lang revisionssicher abgespeichert und bearbeitet werden. Darüber hinaus können im DMS Freigabeprozesse digitalisiert werden und jeder Schritt ist dokumentiert.
Dokumentenmanagement in der Rechtsabteilung
Gesetzliche Vorgaben und Vorschriften beeinflussen die Arbeit der Rechtsabteilung maßgeblich. Da meist mit vertraulichen Informationen gearbeitet wird, steht die Sicherheit an oberster Stelle. Dokumentenmanagement kommt somit insbesondere in den folgenden Anwendungsfällen der Rechtsabteilung zum Einsatz:
Zentrale Dokumentenspeicherung: Alle juristischen Dokumente wie Verträge, Gerichtsurteile, Rechtsgutachten und Korrespondenzen werden zentral im Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert. Dies gewährleistet einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und erleichtert die Verwaltung.
Versionierung und Dokumentenerstellung: Das DMS ermöglicht die Verfolgung von Änderungen an Dokumenten über verschiedene Versionen hinweg, was sicherstellt, dass immer die aktuellste Version verwendet wird.
Fall- und Aktenverwaltung: Dokumente zu einzelnen Rechtsfällen werden zentral verwaltet, was eine effiziente Fallbearbeitung ermöglicht. Alle relevanten Informationen zu einem Fall wie Schriftsätze, Beweismittel und Korrespondenzen können in elektronischen Akten zusammengeführt werden.
Zugriffskontrolle und Sicherheit: Die Sicherheit der sensiblen juristischen Dokumente wird durch strenge Zugriffskontrollen gewährleistet. Das DMS ermöglicht die Verwaltung von Benutzerrollen und Berechtigungen, so dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. So werden vertrauliche Informationen vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Compliance und Risikomanagement: Ein DMS-System unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorschriften, indem es sicherstellt, dass alle Dokumente gemäß der geltenden Gesetze und internen Richtlinien verwaltet sowie archiviert werden. Dies minimiert rechtliche Risiken und unterstützt das Risikomanagement des Unternehmens.
Vertrags- und Laufzeitenmanagement: Ein DMS erleichtert das Vertrags- und Laufzeiten-Management durch die Automatisierung von Erinnerungen, z. B. hinsichtlich Kündigungsfristen. Außerdem wird die Arbeit durch eine zentrale Ablage und Versionierung sowie Audit-Trails wesentlich effizienter und transparenter gestaltet. Hilfreich ist hierbei, dass Metadaten wie Vertragswerte im DMS zentral gespeichert sind.
Dokumentenmanagement im Personalwesen
In der Personalabteilung werden zahlreiche Akten verwaltet. Die sichere digitale Ablage ist deshalb fundamental für das Personalwesen und somit ist ein effektives digitales Dokumentenmanagement in vielerlei Hinsicht von Vorteil für diesen Bereich.
Die wichtigsten Einsatzgebiete sind hierbei die folgenden:
Digitale Personalakten: Personalakten werden digitalisiert und revisionssicher abgelegt. Dies erleichtert den Zugriff auf wichtige Personalinformationen und gewährleistet eine sichere, langfristige Aufbewahrung. Die digitale Speicherung reduziert den Platzbedarf für physische Akten und ermöglicht eine schnellere Suche und Verwaltung von Personaldokumenten.
Bewerbermanagement: Bewerbungsunterlagen werden digital erfasst und im Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet. Dazu gehören Lebensläufe, Anschreiben, Zeugnisse und andere relevante Dokumente. Durch die Digitalisierung können Personalabteilungen Bewerbungsunterlagen effizient sichten, bewerten und archivieren. Darüber hinaus können Bewerbungsprozesse durch automatisierte Workflows unterstützt werden, was die Kommunikation und Nachverfolgung vereinfacht.
Mitarbeiterstammdaten: Alle wichtigen Stammdaten der Mitarbeitenden wie Kontaktdaten, Vertragsinformationen, Schulungen und Qualifikationen werden zentral im DMS gepflegt und aktualisiert. Dies gewährleistet eine konsistente und aktuelle Datenbasis, die leicht zugänglich ist und die Verwaltung erleichtert.
Sicherheit und Vertraulichkeit: Durch integrierte Zugriffskontrollen innerhalb des DMS können nur autorisierte Personen auf die vertraulichen Informationen der Personalabteilung zugreifen – z. B. Gehaltsdaten, Sozialversicherungsnummern oder persönliche Daten der Mitarbeitenden.
Dokumentenmanagement im Marketing und Vertrieb
Im Marketing und im Vertrieb ist eine zentrale Ablage fundamental für die produktive Zusammenarbeit der Mitarbeitenden. Ein Dokumentenmanagementsystem wird deshalb in vielen Bereichen eingesetzt und trägt somit zu einer verbesserten Produktivität bei.
Dies betrifft insbesondere die folgenden Bereiche:
Zentrale Speicherung von Marketingmaterialien: Alle Marketingmaterialien, wie Broschüren, Präsentationen, Werbematerialien, Whitepapers und Fallstudien, werden zentral im Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert. Dies erleichtert den Zugriff und die Verwaltung dieser Dokumente und sorgt für eine bessere Organisation und Übersichtlichkeit.
Produktinformationen und Vertriebsmaterialien: Alle Produktinformationen, Datenblätter, Preislisten und Vertriebspräsentationen werden zentral gespeichert und verwaltet. Vertriebsteams können schnell und einfach auf diese Materialien zugreifen, um Kundenanfragen effizient zu beantworten und Verkaufsprozesse zu unterstützen. Darüber hinaus ermöglicht die zentrale Ablage der Vorgänge im DMS eine höhere Transparenz und stellt den passenden Sachzusammenhang her, was beispielsweise bei Verkaufsvorgängen sehr hilfreich sein kann.
Kundenkommunikation und Korrespondenz: Dokumente der Kundenkommunikation wie E-Mails, Verträge und Angebote werden zentral im DMS abgelegt. Dies erleichtert den Zugriff auf vergangene Korrespondenz und unterstützt eine konsistente und professionelle Kundenkommunikation.
Schnellere Entscheidungsfindung: Führungskräfte in Marketing und Vertrieb können schnell und sicher auf aktuelle Daten zugreifen, um fundierte Entscheidungen über Kampagnen, Verkaufsstrategien und Kundeninteraktionen zu treffen.
Dokumentenmanagement in der Logistik
„Für viele waren die digitalen Prozesse eine Umstellung, darum habe ich mich tatsächlich etwas gewundert, wie gut sie angenommen wurden. Wir hatten bisher gar nicht so gearbeitet, und dann entwickelt netgo mit uns diese maßgeschneiderte Lösung. Plötzlich sehen wir die erreichten Vorteile: Dank des Imports kann direkt alles abgearbeitet werden. Vom Informationsstand her sind wir viel aufgeklärter, analysieren unsere Prozesse besser, treffen informierter Entscheidungen – was auch ein Produktivitätsgewinn ist!“
Nils Spreckelmeyer, Projektleiter im Kundenservice bei Schuchmann GmbH & Co. KG
Checkliste zur Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Die Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist eine wichtige Entscheidung für Unternehmen und Organisationen, da sie in vielerlei Hinsicht davon profitieren.
Um das richtige DMS zu finden, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Die folgende Checkliste kann Ihnen dabei helfen:
- 1. Anforderungen definieren
- Welche Dokumente sollen verwaltet werden?
- Wie groß ist das Volumen der Dokumente?
- Welche Funktionen werden benötigt (z.B. Ablage, Suche, Versionierung, Workflow-Management)?
- Welche Schnittstellen zu anderen Systemen werden benötigt?
- Wie hoch ist das Budget?
- Welche IT-Infrastruktur steht zur Verfügung?
- 2. Anbieter und Systeme recherchieren
- Welche DMS-Anbieter gibt es auf dem Markt?
- Welche Funktionen bieten die einzelnen Systeme?
- Was kosten die einzelnen Systeme?
- Welche Referenzen hat der jeweilige Anbieter?
- Bietet der Anbieter einen Demo-Zugang oder eine Testversion an?
- 3. Systeme testen und vergleichen
- Testen Sie die Funktionen der in Frage kommenden Systeme.
- Holen Sie Angebote von verschiedenen Anbietern ein.
- 4. Entscheidung treffen
- Welches System erfüllt die Anforderungen am besten?
- Welches System hat das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?
- Welches System lässt sich am einfachsten bedienen?
- Welcher Anbieter bietet den besten Support?
- Weitere Punkte:
- Datensicherheit: Achten Sie darauf, dass das DMS die Daten sicher speichert und vor unberechtigtem Zugriff schützt.
- Revisionssicherheit: Das DMS sollte eine revisionssichere Ablage der Dokumente ermöglichen.
- Skalierbarkeit: Das DMS sollte skalierbar sein und sich an die wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lassen können.
- Benutzerfreundlichkeit: Das DMS sollte einfach zu bedienen sein und von allen Mitarbeitenden genutzt werden können.
- Kundensupport: Der Anbieter sollte einen guten Kundensupport bieten.