alma GmbH: Modern Workplace als Erfolgsrezept für die Marktexpansion

Ausgangssituation

Digital durchstarten – das wollte Andreas Kauling gemeinsam mit zwei Geschäftsführerkollegen. Das Trio übernahm in 2021 die Führung der alma GmbH. Die Ziele waren klar: die Wettbewerbsfähigkeit stärken. Dass dabei die IT eine Schlüsselrolle spielt, lag für Kauling, der umfangreiche Branchenerfahrung als IT-Leiter mitbringt, auf der Hand: „Notwendig waren durchgängige digitale Geschäftsprozesse und eine vernetzte Zusammenarbeit“. Zu der Zeit war alma noch weit davon entfernt. Es wurde zu viel ausgedruckt. Die papierbasierten Abläufe fraßen Zeit und Ressourcen und hemmten den Informationsfluss. Die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen und Küchenstudios war aufwändig.

Ein weiterer Schwachpunkt war die nicht mehr zeitgemäße Telefonie, welche die Erreichbarkeit, „das A und O im Verkauf“, stark einschränkte. In dieser Situation wandte sich Kauling an netgo: „Wir wollten mit einem Modern Workplace unsere Strukturen optimieren. Dazu brauchten wir die entsprechenden Anwendungen und Endgeräte, eine leistungsfähige IT-Infrastruktur – sowie einen Partner mit der entsprechenden Manpower und Expertise an der Seite, der mitzieht.“

Lösung

Aufgrund des Zeitdrucks – die alte Telefonanlage war bereits abgekündigt – ging man mehrere Teilbereiche parallel an. Microsoft Office 365 war als Plattform für den Modern Workplace gesetzt. „Wegen der hohen Integration bot sich Microsoft Teams VoIP als Telefonie-Lösung an“, sagt Ingmar Frake, Sales Consultant bei netgo. Das Modern-Workplace-Team implementierte mit hoher Geschwindigkeit zentrale Anwendungen wie Teams und Telefonie und richtete für alle Mitarbeitenden einen Teams-Account sowie rollenbasierte Zugriffsrechte ein. Zeitgleich hob netgo die IT-Infrastruktur in punkto Sicherheit, Verfügbarkeit und Stabilität auf ein zukunftssicheres Level.

Unter anderem wurde die Systemlandschaft aufgeräumt und aktualisiert, eine VPN-Firewall für eine sichere Standortvernetzung installiert und durch eine leistungsfähige Netzwerktechnik die WLAN-Abdeckung und der Datendurchsatz optimiert. Die NAS-Boxen in den 14 Küchenstudios wurden durch SharePoint als zentrale Datenablage abgelöst, was nicht nur Hardware einspart, sondern auch die aufwändige Datensynchronisation obsolet macht. Flankierend stattete Alma Küchen alle Arbeitsplätze mit ergonomischen Möbeln und mobilen Endgeräten aus. Dank der vorbildlichen Zusammenarbeit und den erfahrenen Experten seitens netgo war die Umsetzung innerhalb weniger Wochen abgeschlossen. „Das war ein großes Glück für uns. Denn kurz nach dem Go-Live kam der Lockdown und wir waren voll handlungsfähig, weil viele Kollegen im Home Office arbeiten konnten“, berichtet Kauling.

Ergebnisse

alma hat sich durch die leistungsfähige IT-Infrastruktur sowie Office 365 als Plattform für das vernetzte Arbeiten enorme Produktivitätspotenziale erschlossen. Alle Mitarbeitenden – in den Küchenstudios, in der Verwaltung, Produktion und Montage – haben einen Teams-Account. Jeder kann sich mit jedem schnell und standortunabhängig austauschen. Unklarheiten oder Aufgaben lassen sich ad-hoc per Chat oder Videobesprechung zügig klären. So laden etwa Monteure auf der Baustelle oder bei Kunden per Smartphone Bilder in SharePoint hoch, um in Rücksprache mit der Produktion die beste Lösung zu finden.

Mehr noch: Gemäß Kaulings Mantra „digitalisieren, optimieren, automatisieren“ hat alma mit Hilfe von Microsoft Power Automate papierbasierte Abläufe wie das Erstellen von Messprotokollen per App digitalisiert und somit den Nutzen von Office 365 weiter erhöht. Die gesamte Prozesskette, vom Küchenkauf über das Ausmessen beim Kunden und Senden der Unterlagen an die Produktion, bis zur Montage der Küche – all diese Informationen sind in Office 365 abgebildet. Die durchgängige Transparenz erleichtert die abteilungsübergreifende Koordination. „Dadurch können wir unseren USP als End-to-End-Lösungsanbieter noch besser ausspielen. Gerade das komplexe Projektgeschäft, wo wir für einen Auftraggeber mehrere Hundert Küchen produzieren und einbauen, ist deutlich effizienter zu handhaben“, hebt Kauling hervor. Der Modern Workplace ermöglicht zudem neue Services wie die Zuhause-Beratung von Kund*innen per Video. Das Arbeiten mit den gleichen Software-Tools macht darüber hinaus die Personalplanung flexibler, da sich Kolleginnen und Kollegen leichter gegenseitig vertreten können.

Ein weiterer Wettbewerbsvorteil ist die telefonische Erreichbarkeit. Diese hat sich durch das Ablösen der 15 einzelnen Telefonanlagen durch Microsoft Teams VoIP mit intelligentem Call-Routing erheblich verbessert. Kein Anruf geht mehr verloren, da nicht angenommene Anrufe automatisch erst in die Gruppe und dann in die Zentrale durchgestellt werden. Ein schöner Nebeneffekt: Alle Mitarbeitenden entschieden sich für Headsets und haben jetzt beim Telefonieren die Hände frei.

„Das vernetzte Arbeiten ist ein Riesenvorteil. Vor allem dank Teams hat sich der Austausch zwischen allen Abteilungen spürbar verbessert, denn darüber telefonieren wir oder schreiben Nachrichten ähnlich schnell wie per WhatsApp. Das ganze Unternehmen ist dadurch viel enger zusammengerückt. Statt ‚mein Rechner‘ heißt es ‚mein Team‘ – das ist eine großartige Basis für eine erfolgreiche Zukunft“, resümiert Kauling.