BECHEM: Prozessoptimierung dank digitaler Transformation

Ausgangssituation: Veraltete Systeme und Insellösungen bremsen die Zusammenarbeit

Als Teil der Unternehmensstrategie 2030 hatte BECHEM die interne Digitalisierung als zentrales Ziel definiert. Die bestehende IT-Infrastruktur war jedoch nicht mehr zeitgemäß: Ein Lotus-Notes-E-Mail-Server, GoToMeeting für Videokonferenzen und weitere Insellösungen erschwerten die effiziente Zusammenarbeit der rund 750 Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten weltweit. 

„Der Status-Quo war eine teilweise veraltete Systemlandschaft mit verschiedenen, in sich abgeschotteten Insellösungen. Die größten Zeitfresser lagen somit im fehlenden Datenaustausch der diversen Systeme sowie im stetigen Anmelden bei verschiedenen Tools und Seiten - und das über nahezu alle Schnittstellen im Unternehmen“, erinnert sich Niklas Kumbroch, Leiter Corporate Strategy and Development bei BECHEM. 

Hinzu kam, dass einige Lizenzen ausliefen und die alten Systeme zunehmend fehleranfällig wurden. Es war klar: Eine moderne, integrierte Lösung musste her, um die Produktivität zu steigern und BECHEM für die Zukunft zu rüsten. 

Die Lösung: Microsoft 365 als Basis für den digitalen Arbeitsplatz

Auf Empfehlung der Telekom entschied sich BECHEM für die Zusammenarbeit mit netgo und die Einführung von Microsoft 365. Das Projekt startete im Dezember 2022 mit einem umfassenden Projektdefinitions-Workshop, in dem die bestehende IT-Umgebung analysiert und eine Roadmap für die Einführung von Microsoft 365 erarbeitet wurde. 

netgo übernahm die technische Einrichtung nach Best Practices, implementierte wichtige Sicherheitsrichtlinien wie Conditional Access und Multi-Faktor-Authentifizierung und führte Intune zur Endgeräteverwaltung ein. Besonderes Augenmerk wurde auf die Migration der Daten aus den Altsystemen in Microsoft 365 gelegt, die auch die internationalen Standorte in den USA, Mexiko, Frankreich und Spanien umfasste. Für die Migration der rund 350 E-Mail-Postfächer von Lotus Notes zu Exchange Online wurde das Tool Quest Migrator for Notes to Exchange eingesetzt. 

Um den Erfolg des Projekts und die Akzeptanz bei den Mitarbeiter*innen sicherzustellen, entwickelte netgo gemeinsam mit BECHEM ein mehrstufiges Schulungsprogramm: Zunächst gab es eine Kick-off-Schulung für Key User, die in der Folge zu Teams-Admins ausgebildet wurden. Danach folgten Webinare zu Schwerpunktthemen für alle Mitarbeitenden und schließlich die Erstellung von Schulungsvideos für die interne Lernplattform. 

„Wir haben verschiedene Pilotgruppen ausgewählt, um Personen, die schon etwas Erfahrung mit Microsoft 365 hatten, als interne Experten und Trainer zu nutzen", erklärt Kumbroch das Vorgehen. „Das war sehr effektiv und hat dazu geführt, dass viele Kollegen mit einem höheren Wissensstand auch solche Kollegen unterstützen konnten, die bisher erst wenige oder gar keine Erfahrungen mit M365 gemacht haben.“ 

Das Ergebnis: Verbesserte Zusammenarbeit mit hoher Akzeptanz

Die Einführung von Microsoft 365 bei BECHEM hat zu einer deutlichen Verbesserung der internen Prozesse und der standortübergreifenden Zusammenarbeit geführt. Die Mitarbeitenden profitieren von einer einheitlichen Plattform, die den Zugriff auf Informationen und die Kommunikation erheblich erleichtert. Der Einsatz von Microsoft Teams hat nicht nur Videokonferenzen vereinfacht, sondern auch die Projektarbeit durch gemeinsame Dokumentenbearbeitung und strukturierte Teams-Räume effizienter gestaltet.  

Ein besonderer Erfolg war die hohe Akzeptanz der neuen Lösung durch die Belegschaft. Trotz teils anfänglicher Skepsis erkannten viele schnell die Vorteile der neuen Tools. Die intensive Schulung und Betreuung durch netgo spielten dabei eine entscheidende Rolle.  

Die Einführung von Microsoft 365 hat auch die Grundlage für weitere Digitalisierungsinitiativen bei BECHEM gelegt. So werden nun verstärkt Prozesse automatisiert und optimiert, beispielsweise durch den Einsatz von Power Apps und Power Automate. „Wir wollen möglichst alles automatisieren, was sich dazu eignet und einen Mehrwert für uns liefert. Dies umfasst auch die Digitalisierung und Automatisierung von komplexen, standortübergreifenden Geschäftsprozessen“, so Kumbroch. „Daran arbeiten wir derzeit sehr intensiv und planen bereits die nächsten Schritte, um noch mehr Funktionen im Rahmen der von Microsoft angebotenen Möglichkeiten zu nutzen.“  

Auch die internationale Zusammenarbeit konnte verbessert werden. Durch die cloudbasierte Lösung können Mitarbeiter*innen an verschiedenen Standorten nun problemlos gemeinsam an Projekten arbeiten und Informationen austauschen.