Bistum Mainz: Moderne Kommunikation für modernes Arbeiten

Die Ausgangssituation: eine Lösung, die an ihre Grenzen stößt

Bisher setzte das Bistum größtenteils Lotus Notes als E-Mail-Lösung ein, ergänzt durch Microsoft Exchange und weitere Systeme. Es gab keine einheitliche Groupware-Lösung und im bestehenden, lokal betriebenen Active Directory waren nicht alle Benutzer*innen zentral verzeichnet. Auch die Verwaltung der Endgeräte, die oftmals die Privatgeräte der Mitarbeitenden sind, war eine Herausforderung. „Unsere Lösung für E-Mails und Co. war einfach in die Jahre gekommen“, sagt Tobias Heinen, IT-Leiter des Bistums. „Wir hatten den Eindruck, dass wir da was Moderneres brauchen. Das Produkt war sehr sperrig und viele User waren einfach unzufrieden mit dem Funktionsumfang.“  

Hinzu kam, dass das bisher genutzte System weitgehend geschlossen war. Es erschwerte die Remote-Arbeit und ließ kaum individuelle Anpassungen zu. Die Mitarbeitenden wünschten sich eine vereinfachte Benutzeroberfläche mit einem sicheren, aber bequemen Zugang zu E-Mails, Adressbuch und Kalender.

Die Lösung: Outlook / Exchange Online als einheitliche Mail-Plattform

Um diese Herausforderungen zu meistern, entschied sich das Bistum Mainz für die Einführung von einzelnen Elementen von Microsoft 365 mit der Unterstützung von netgo. In mehreren Workshops erarbeiteten netgo und das Bistum die gewünschte Lösung und erstellten eine Roadmap. Anschließend richtete netgo den Microsoft-365-Tenant ein, konfigurierte und testete die Sicherheitsmaßnahmen und baute die zentrale Geräte- und Benutzerverwaltung auf. Dabei wurde das lokale Active Directory zur führenden Benutzerverwaltung und mit Entra ID synchronisiert.  

Alle E-Mail-Postfächer – rund 1.700 User und Shared-Accounts – wurden von Lotus Notes auf Exchange Online migriert – sukzessive in Wellen von jeweils rund 200 Postfächern. Zum Einsatz kam dabei das Tool Quest Migrator for Notes to Exchange. 

Mit Microsoft Intune können nun sowohl mobile als auch stationäre Endgeräte zentral verwaltet und Sicherheitsrichtlinien durchgesetzt werden. Dazu gehört insbesondere die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). 

Damit der Umstieg für die Benutzer*innen möglichst reibungslos verläuft, gehörte auch eine umfangreiche User Adoption zur netgo-Lösung. Dazu wurden Schulungen angeboten, die den Zugang per MFA, die Nutzung von Outlook oder die Verwaltung von Adressbuch und Kalender erklärten. Zusätzlich wurden ca. 50 freiwillige Pilot-User benannt und gesondert geschult, um ihr Wissen an die Mitarbeitenden weiterzugeben und für Hilfestellungen zur Verfügung zu stehen. In Feedbackrunden mit netgo wurden aufkommende Fragen beantwortet und zusätzliche Funktionen von Microsoft 365 erklärt. 

Das Ergebnis: vereinfachte Kommunikation - vereinfachte Verwaltung

Durch die Einführung von Outlook profitieren die Mitarbeitenden des Bistums Mainz nun von einer modernen, einheitlichen Kommunikationsplattform. Sie können von überall und geräteunabhängig auf ihre E-Mails, Kontakte und Kalender zugreifen. Und das sicher durch eine zuverlässige Identifizierung inklusive Multi-Faktor-Authentifizierung.  

„Für die Anwenderinnen und Anwender war der Wechsel von Lotus Notes zu Outlook sehr positiv“, resümiert Heinen. „Sicher, es kommen immer Fragen auf, warum Veränderungen denn unbedingt sein müssen. Diese konnten wir aber durch das gute Change Management und die User Adoption jederzeit beantworten.“  

Für die IT-Abteilung bedeutet die Lösung deutlich weniger Aufwand und einen verbesserten Überblick, da nun alle Accounts und Geräte zentral verwaltet werden können – trotz vieler verschiedener Standorte und Arbeitsbereiche. Zukünftig soll das Entra ID den Zugriff auf  noch mehr Anwendungen  ermöglichen, um so auch die Sicherheitsvorkehrungen wie MFA zu nutzen. Zudem sollen auch die restlichen Mitarbeitenden ins Active Directory integriert und mit einem Postfach bei Exchange Online ausgestattet werden.