Coroplast: Mehrsprachiges Intranet via SharePoint Online

Ausgangssituation

Vor Projektbeginn nutzte Coroplast noch keine zentrale Informationsplattform für das gesamte Unternehmen. Nur am Hauptsitz in Wuppertal war ein Intranet auf Basis von SharePoint 2013 vorhanden, welches aber nur eingeschränkte Möglichkeiten bot. Ziel sollte ein modernes, an die Anforderungen angepasstes Intranet mit umfangreichen Einsatzmöglichkeiten sein.

Durch den massiven Ausbau der Kommunikations- und Kollaborationsoptionen mittels Microsoft 365, lag es zunächst nah, ein Intranet mit SharePoint Online zu erstellen. In einem Vor-Projekt mit einem anderen Dienstleister wurden jedoch die Anforderungen mit einer Drittanbieter- Lösung beantwortet, die am Ende nicht überzeugen konnte.

Lösung

Hier kamen die Experten von netgo ins Spiel. In einem Workshop wurden die bisherigen Ideen zur Gestaltung eines globalen Intranets besprochen und daraus eine grobe Struktur zur Umsetzung abgeleitet. Unmittelbar nach dem Termin wurde ein erster Prototyp aller Seitentypen erstellt und nach kurzer Zeit mit dem Kunden abgestimmt. Nach der Freigabe der wesentlichen Teile des Intranets, wurde jeweils eine Seite der Unternehmensgruppe, eines Unternehmensbereichs und Standorts angelegt und mit Inhalt gefüllt. Diese wurden dann intern als Showcase in der Abstimmung der Inhalte mit allen weiteren Abteilungen, Bereichen und Standorten herangezogen.

Technisch konnte der Rollout u.a. durch die Implementierung von SharePoint Hub, Site Scripts und zentralen Rechtegruppen stark beschleunigt werden. In allen Phasen des Projekts wurde zudem das Projektteam bei Themen wie Design, Strukturierung, Navigation, Berechtigung oder Mehrsprachigkeit durch einen erfahrenen Consultant unterstützt.

Ergebnis

Mit SharePoint Online wurde eine flexible und moderne Kommunikationsarchitektur eingeführt, die eine erhöhte Transparenz im Unternehmen schafft und Mitarbeiter weltweit einander näherbringt. In weniger als drei Monaten konnte Marc Hölscher gemeinsam mit dem Projektteam der Coroplast Gruppe ein zunächst zweisprachiges Intranet für alle Geschäftsbereiche erstellen und im Projektverlauf auf den Kundenwunsch anpassen.

Im Zusammenspiel von SharePoint Online, Microsoft Stream, Microsoft Forms und vielen weiteren Diensten aus Microsoft 365, ergaben sich außerdem zahlreiche Synergien. So wurden u.a. Videos oder Umfragen sehr einfach in bestehende Seiten integriert, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Statistiken geben zudem Auskunft darüber, wie gut die jeweiligen Seiten angenommen werden. Der Einsatz von Drittanbieterlösungen konnte vollständig vermieden werden.