Coroplast: Coroplast setzt auf Microsoft Teams

Ausgangssituation

Die Coroplast Gruppe setzt bereits seit Jahren Microsoft 365 ein. Neben Office und Exchange wurden Dienste wie OneDrive for Business oder Microsoft Intune erfolgreich implementiert. Die wichtigste Lösung für Chat- und Videokonferenzen war Skype for Business Online, welche aufgrund der Abkündigung durch Microsoft zum 31.07.2021 ersetzt werde musste. Als logische Nachfolge aus dem Hause Microsoft wurde Coroplast bei dem Wechsel von Skype for Business Online auf Microsoft Teams begleitet und unterstützt.

Besonders wichtig war für Coroplast die Berücksichtigung der Anwender. Für die sollte der Umstieg von Skype for Business auf Microsoft Teams vor allem problemlos und einfach erfolgen, um eine hohe Benutzerakzeptanz zu erreichen.

Lösung

In einem regulären Projekt wurden zunächst die technischen Voraussetzungen für den Umstieg auf gruppenbasierte Dienste geschaffen. Im Rahmen des Managed Service Pakets, wurden konkrete Kommunikations- und Trainingsmaßnahmen abgestimmt. Hervorzuheben sind hierbei ein SharePoint Online basiertes User Adoption Portal („Knowledge Hub“) als zentrale Informationsquelle zu den Microsoft 365 Diensten sowie die Einführung einer Teams Community, die Anwendern ein Forum für erste Fragen bot und damit den Umstieg auf Microsoft Teams erleichterte.

Zu Projektbeginn wurden mittels Beratung und Konzeption die Implementierung von Microsoft 365 Groups-basierten Diensten wie Microsoft Teams und Planner vorbereitet. Danach wurde die Tenant-Konfiguration auf die besprochenen Rollout-Ziele angepasst und auf Best-Practices geprüft. Um die Benutzer dauerhaft und bestmöglich im sich ständig ändernden Microsoft 365 Umfeld zu begleiten, wurde der Microsoft 365 Managed Service für User Adoption von netgo aktiviert. In einer Transitionsphase wurden das anpassbare User Adoption Portal unter SharePoint Online implementiert und anschließend in einem Workshop zunächst alle Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen grundlegend definiert.

Diese umfassten u.a. die Erstellung:

• eines zweisprachigen Feedbackbogens zur Bewertung des nahtlosen Umstiegs von Skype for Business Online auf Microsoft Teams,
• versandfertiger E-Mail-Vorlagen für die Launch-Kommunikation in Deutsch und in Englisch,
• einer Microsoft Teams-basierten Community als erste Anlaufstelle für Anwenderfragen und Anpassungswünsche mit inkludierten Tipps und Tricks im Umgang mit Microsoft Teams

Ergebnis

Die Coroplast Gruppe hat erfolgreich den nächsten Schritt in der digitalen Transformation und Globalisierung getan: Mit der Umstellung von Skype for Business Online auf Microsoft Teams profitieren erstmals alle Geschäftsbereiche und Länder von einer weltweit einheitlichen Lösung, die besonders in Zeiten der Pandemie dabei hilft, Distanzen innerhalb und außerhalb des Unternehmens klein zu halten. Mit dem Umstieg von Skype for Business Online auf Microsoft Teams wurde eine einheitliche Kommunikations- und Kollaborationslösung für die gesamte Coroplast Gruppe eingeführt. Dabei wurde besonders auf die Anwender geachtet.

Vorteile für den Kunden

Einführung im Standard

Auch wenn eingeführte Services immer auch den eigenen Geschäftsanforderungen entsprechen müssen, vertritt Coroplast den Standpunkt, zunächst die Möglichkeiten einer Standardlösung auszunutzen. Insbesondere bei den Microsoft 365 Diensten kann das Unternehmen so technische Implementierungen beschleunigen, schnell von Updates profitieren und die Investition optimal nutzen.

Dauerhafte Unterstützung

Die digitale Transformation ist weniger ein Sprint als ein Dauerlauf. Von daher reichen Schnellschüsse für die Implementierung nicht aus. Mit den Managed Services können Themen kurz- und mittelfristig betrachtet und Maßnahmen auf die anstehenden Rollout-Pläne des Kunden angepasst werden. Durch die fortlaufende Unterstützung ergibt sich zudem die Möglichkeit für die netgo proaktive Ratschläge in Bezug auf Änderungen bei Microsoft zu geben und die Ausrichtung der Maßnahmen gemeinsam mit der Coroplast Group festzulegen.