Moderne Zusammenarbeit bei FEST: Rollout von Microsoft 365 als Change Prozess

Ausgangssituation: Ein Wachstumstrend, der skalierbare Systeme erfordert

Als innovativer Mittelständler im Bereich grüner Wasserstoffenergie wächst FEST seit Jahren rasant. Diese Entwicklung bringt besondere Anforderungen an die Skalierfähigkeit der Arbeitsprozesse mit sich – für die Unternehmensführung ein Anlass, interne Abläufe und Tools auf den Prüfstand zu stellen. Schnell entstand das Bedürfnis nach einer effizienteren und ganzheitlichen Lösung: weg vom Fileserver und dem bisherigen On-Premises-Modell und hin zu einer cloudbasierten Modern Workplace Suite mit Microsoft 365.  

Diese Umstellung erforderte zugleich einen Sinneswandel, zu dem FEST bereit war: Statt etablierte Abläufe einfach abzubilden wie bisher, entschied sich die Unternehmensführung frühzeitig für einen Change-Prozess, der es erlaubte, wesentlich mehr in Bewegung zu setzen als die reine Implementierung neuer Software. „Denn die coolste IT reicht ohne neu gedachte Prozesse nicht aus, um wirklich etwas grundlegend zu ändern. Dafür braucht es einen Change in der ganzen Unternehmenskultur“, erinnert sich Marc Lüdecke, Head of IT, an die Anfänge der Erneuerung. 

Den Wandel wirksam einzuleiten, gelang FEST dank der vorausschauenden Beratung von netgo. Um die Zusammenarbeit unternehmensweit spürbar zu vereinfachen und zu verbessern, wurde der Fokus des Change-Projekts auf den Rollout von Microsoft Teams gelegt – also auf die Komponenten der Suite, welche die Abteilungen befähigten, sich besser miteinander zu vernetzen und einfacher auf vorhandenes Wissen im Unternehmen zuzugreifen.  

Die Lösung: Rollout von Microsoft 365 mit umfassender User Adoption

Ziel des Rollouts war es, Akzeptanz bei den einzelnen Mitarbeitenden zu gewährleisten, denn die anwendenden Teams sollten ihre Gewohnheiten bei der Zusammenarbeit selbst verändern. Um das zu erreichen, führte netgo persönliche Schulungen zur Nutzung von Microsoft 365 an den verschiedenen Unternehmensstandorten durch. Dabei ging netgo vertiefend auf projektdienliche Features ein, etwa den Aufbau von Communities, aber auch auf die Nutzung von SharePoint als Content- und Wissensplattform. Workshops für den Führungskreis rundeten die Trainings ab und stellten sicher, dass alle im Unternehmen zielbewusst an einem Strang zogen. „Durch diese Schulungen konnten wir alle Beteiligten auf die Reise mitnehmen“, beschreibt Senior Project Manager Anja Beckmann von netgo die Wirksamkeit der Herangehensweise. 

Mit Teams war nun der Grundstein für eine gute Zusammenarbeit gelegt, die das Nutzererlebnis alltagsüblicher Social-Media-, Messenger- und Storage-Plattformen betrieblich integriert. Chats und Videocalls erlauben es Mitarbeitenden, ortsübergreifend enger und effektiver zusammenzuarbeiten, so dass auch räumlich entfernte Abteilungen ein stärkeres Zugehörigkeitsgefühl entwickeln können. Ein zentraler Zugriffspunkt für OneDrive- und SharePoint-Dateiablagen, Aufgabenplanungstools, Adressen und Zuständigkeits-Organigramme schaffen Übersicht in der Office-Umgebung und ermöglichen die reibungslose Bearbeitung und Verteilung von Arbeitsschritten. Konfiguriert und eingerichtet hat netgo dabei sämtliche Office-Komponenten passgenau entsprechend den Bedürfnissen der FEST-Abteilungen. 

Zur sicheren Integration des mobilen Arbeitens mit Firmenhandys implementierte netgo zudem das Mobile Device Management mit Microsoft Intune, inklusive der zugehörigen Security Konfiguration. Für die Datensicherung im Hintergrund kam AvePoint als Managed Service zum Einsatz.  

Erfolgreich ist User Adoption, also jede Maßnahme zur verbesserten Aneignung und Akzeptanz neuer IT-Anwendungen, vor allem dann, wenn sie dafür sorgt, dass die Nutzer selbst Lösungen für ihre täglichen Herausforderungen generieren können. Weniger entscheidend als die einzelne Software-Komponente ist hierfür ihre aktive Anwendung im User-Umfeld. Die Schulung der FEST-Mitarbeitenden im Zuge der Software-Implementierung entfachte genau das notwendige Quäntchen Neugier, um auszuprobieren und umzusetzen, was mit dem neuen System plötzlich möglich wurde. 

Das Ergebnis: Ein lernendes Unternehmen, das Impulse dynamisch aus den eigenen Reihen generiert

Zu den Besonderheiten wachsender mittelständischer Unternehmen gehört, dass ihre oft überschaubar besetzten IT-Abteilungen eine Vielzahl von Vorgängen und Bedürfnissen im Unternehmen im Auge haben müssen – was eine zunehmende Herausforderung darstellt. Den Microsoft-365-Rollout bei FEST durch User-Trainings auf viele Schultern innerhalb des Unternehmens zu verteilen, hatte den Vorteil, dass sich verschiedene Beteiligte schrittweise involvieren und auf die Umsetzung von Lösungen spezialisieren konnten, die sie sich selbst am meisten wünschten.  

So staunte man im deutschen FEST-Headquarter nicht schlecht, als nach einer Datenaufräumaktion gewonnene Informationen weiterverteilt werden sollten, um dann festzustellen, dass die Kollegen im Vertrieb zwischenzeitlich bereits ihre eigene, viel umfassendere SharePoint-Wissensdatenbank aufgebaut hatten. Diese Datenbank wird nun konsequent befüllt – und mittlerweile europaweit genutzt. Ähnlich führt auch die neue Leichtigkeit von persönlichen Abstimmungen durch Videocalls und Teams-Chats zu einem besseren Informationsfluss. 

Was die Umsetzung herausfordernder technischer Neuerungen betrifft, steht netgo dem Mittelständler auch weiterhin beratend zur Seite. Eine Zusammenarbeit, die immer wieder Früchte trägt: Im Rückblick auf Erreichtes schmiedet FEST weitere Pläne, um mehr aus den Möglichkeiten von Teams und SharePoint herauszuholen. Zunehmend sind es die verschiedenen Abteilungen, die Erfahrungen mit dem neuen System machen und dann eigene Impulse für Verbesserungen einbringen.