Food Masters Freiberg GmbH: Höhere Effizienz und Transparenz dank digitalisierter Prozesse in der Rechnungseingangsverarbeitung

Die Ausgangssituation: lange Durchlaufzeiten und ineffiziente Prozesse in der Buchhaltung 

Der Rechnungsprüfungsprozess bei Foodmasters war über viele Jahre hinweg papierbasiert und ging mit langen Durchlaufzeiten einher, wodurch Nachteile für das gesamte Team entstanden.  

Dabei wurden auch per E-Mail eingehende Rechnungen ausgedruckt, zur Freigabe weitergegeben und manuell in den Zahllauf eingestellt. Die ausgedruckten Rechnungen wurden in Ordnern abgelegt und zusätzlich eingescannt, um sie wiederum in DATEV zu hinterlegen. Zusätzlich zu den per Post eingehenden Rechnungen entstand somit eine große Menge an Papier, außerdem waren die Prozesse sehr aufwändig. 

Die gezielte Suche nach Rechnungen wurde hierdurch stark erschwert und erforderte viel Zeit und Geduld. Auch die Umsatzsteueranmeldung oder die Wahrnehmung von Skontoabzügen gestaltete sich durch die unübersichtlichen Prozesse als umständlich und kreierte unter Umständen Verzögerungen und damit Nachteile für das Unternehmen.  

Kurzum: Die Prozesse in der Rechnungseingangsverarbeitung waren zeitintensiv und unübersichtlich. Die Überarbeitung und Optimierung war nicht zuletzt durch die anstehende E-Rechnungspflicht unumgänglich. 

Die Lösung: digitalisierte Rechnungsverarbeitung mit ELO

Als Geschäftsführer Simon Bier 2022 in das Unternehmen kam, wurde ihm schnell klar, dass die Prozesse überarbeitet werden müssen. Da die Finanzbuchhaltung extern angesiedelt war, bestand der erste Schritt darin, die Abteilung innerhalb des Unternehmens aufzubauen. Im zweiten Schritt nahm er sich den Prozessen an und arbeitete – auch im Hinblick auf die anstehende E-Rechnungspflicht – auf eine digitale Lösung hin.  

Da eine Lösung des Softwareanbieters DATEV bereits im Einsatz war und dort eine Kooperation mit ELO entstand, bot sich für Foodmasters die Verwendung der Lösung ELO for DATEV in der Rechnungsverarbeitung an. Dabei gefielen Simon Bier auch die Erweiterungsmöglichkeiten, die sich theoretisch durch ELO eröffneten – sei es die Anbindung an Drittsysteme oder im Bereich der zentralen Dokumentenablage. 

Seit knapp zwei Jahren arbeitet Foodmasters bereits erfolgreich mit der netgo group GmbH zusammen, um DATEV in der Cloud zu nutzen. Die Implementierung von ELO wurde ebenfalls gemeinsam mit netgo umgesetzt und resultierte in einer optimal kalkulierten und schnellen Projektumsetzung im Herbst 2024.  

Somit war das Team von Foodmasters zum 1. November 2024 mit ELO for DATEV live und bestens vorbereitet auf die im Januar 2025 eingeführte E-Rechnungspflicht. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden war sehr gut und innerhalb weniger Tage konnte die Software optimal genutzt werden. 

Das Ergebnis: besserer Überblick, mehr Transparenz und kürzere Bearbeitungszeiten in der Rechnungsverarbeitung 

Mit der Einführung von ELO for DATEV bei Foodmasters konnten die Prozesse im Rechnungswesen in vielerlei Hinsicht verbessert werden.  

„Was sich am stärksten bemerkbar macht, ist die Bearbeitungszeit in der Finanzbuchhaltung: Wir sparen etwa eine Stunde am Tag in der FiBu durch eine schnellere Vorerfassung ein", freut sich Simon Bier, Geschäftsführer bei der Food Masters Freiberg GmbH. Durch die verkürzte Bearbeitungszeit in der Finanzbuchhaltung gewinnen die Mitarbeitenden Zeit für andere wichtige Aufgaben, die z. B. dem Umsatzwachstum zugutekommen. 

Dank der Schlagwortsuche lassen sich Rechnungen gezielter und schneller finden, sodass auch hier die Suchzeiten stark reduziert werden konnten. "Der Buchhalter sieht nun alle wichtigen Rechnungen und kann beispielsweise in Bezug auf die Umsatzsteuervoranmeldung Druck machen, weil er sieht, wo der Belegt gerade liegt. Es geht nichts verloren", sagt Simon Bier. 

Für die Geschäftsführung ist es ein großer Vorteil, dass nur noch Rechnungen über einem bestimmten Betrag bei ihr eingehen. Vor der Implementierung von ELO wurden Simon Bier noch alle Rechnungen zur Durchsicht vorgelegt, was ihn wertvolle Zeit kostete. Außerdem hat die Geschäftsführung nun einen wesentlich besseren Einblick hinsichtlich der Fälligkeiten und Liquiditätsplanung im Unternehmen. 

Ein weiterer positiver Effekt der digitalisierten Prozesse ist die uneingeschränkte Möglichkeit des mobilen Arbeitens für die Mitarbeitenden im Einkauf und in der Finanzbuchhaltung. Die Teams haben nun alle relevanten Rechnungen mit wenigen Mausklicks griffbereit – im Home Office oder im Büro. Dies ist ein schöner Nebeneffekt und gleichzeitig ein wichtiger Schritt, um als moderner Arbeitgeber attraktiv aufgestellt zu sein.