GKS Klima-Service GmbH & Co. KG spart Zeit und Geld mit digitaler Gehaltsabrechnung

Ausgangssituation: Versand analoger Gehaltsabrechnungen bei GKS Klima-Service

Ausdrucken, falten, eintüten und per Post versenden – das ist ein typischer Ablauf in vielen Unternehmen, wenn es um den monatlichen Versand der Gehaltsabrechnungen geht. Auch bei GKS Klima-Service in Stuhr bei Bremen lief das noch so, als Malte Wichmann im Jahr 2020 in der Personalabteilung seinen Job als Human Resources Manager aufnahm. „Wenn man das für 90 Personen macht, kostet das viel Zeit“, blickt er zurück und erklärt: „Arbeitszeit kostet Geld, Porto kostet Geld, der Toner und das Papier kosten Geld.“ Die Digitalisierung dieses Personalprozesses war ein Thema, das Malte Wichmann gern angehen wollte.

Nach Rücksprache mit dem Geschäftsführer bekam Wichmann den Auftrag, im Internet nach einer digitalen Lösung zu suchen. „Wir haben dann recherchiert, welche Möglichkeiten es auf dem Markt so gibt“, erzählt er. Einige Gespräche, Vorführungen und Angebote später war der Anfang gemacht. Der Anfang deshalb, weil das Projekt zunächst wieder ad acta gelegt wurde. „Die recherchierte Anfangsinvestition waren mir damals noch etwas zu hoch“, sagt Malte Wichmann, „sodass ich im Sinne des Unternehmens gehandelt und zunächst gesagt habe: Wir lassen das erst noch mal.“  

Lösung: Einfache Nutzbarkeit durch die Belegschaft mit d.velop-Lösung

Zunächst blieb also alles beim Alten. „Irgendwann aber kam dann der Geschäftsführer zu mir und erkundigte sich, was eigentlich aus der Idee geworden ist“, führt Malte Wichmann aus, „und ob wir diese nicht doch mal umsetzen wollen.“ Dann ging alles sehr schnell. „Wir haben die bereits recherchierten digitalen Gehaltsabrechnungs-Lösung miteinander verglichen. Die Lösung sollte so einfach wie möglich zu nutzen sein“, nennt er die zentrale Anforderung und ergänzt: „Vor allem aber wollten wir es unseren Beschäftigten so leicht wie möglich machen.“

Im Zuge seiner Recherchen war Malte Wichmann auch auf die d.velop gestoßen, deren Dokumentenmanagement-System d.velop documents (ehemals d3) GKS Klima-Service bereits einsetzte: einerseits für die allgemeine digitale Dokumentenarchivierung, und spezifisch auch für den Personalbereich. Diese Tatsache beeinflusste die Entscheidung für die digitale Gehaltsabrechnung von d.velop maßgeblich mit.

Angenehme Zusammenarbeit mit d.velop und netgo

Natürlich spielte auch die einfache Nutzbarkeit bei der Entscheidungsfindung eine wichtige Rolle. „Als wir bei der Präsentation des Produkts sahen, wie einfach die Lösung funktioniert, wussten wir, dass wir unserer Belegschaft das guten Gewissens zur Verfügung stellen können.“ Die Zusammenarbeit in der Folgezeit gestaltete sich „angenehm, unkompliziert und auf Augenhöhe“, urteilt der Personaler. In jedem virtuellen Meeting habe man den aktuellen Stand dargelegt und die nächsten Schritte besprochen.

„In einem der Meetings kam dann die Firma netgo ins Spiel“, erinnert sich Malte Wichmann. Die netgo group ist ein Partnerunternehmen der d.velop und unterstützt in deren Auftrag Digitalisierungsprozesse in Unternehmen mit d.velop-Produkten. „Dass sie mit an Bord waren und als Ansprechpartner das Projekt steuern sollten, war für uns völlig in Ordnung, denn das Produkt stand ja im Mittelpunkt.“ Die Ansprechpartner*innen bei d.velop blieben dieselben, nur „dass das Projekt nun unter der Leitung von netgo durchgeführt wurde.“

„Es gab To-do-Listen, über die wir uns ausgetauscht haben, und die wechselseitig von uns, d.velop und netgo abgearbeitet wurden“, erinnert sich Malte Wichmann und beschreibt eine sehr zielgerichtete und strukturierte Arbeitsweise. „Das lief alles sehr entspannt und positiv ab“, betont er und findet: „Die Zusammenarbeit war insgesamt sehr gut, mit d.velop und mit netgo, mit einer vorbildlichen Begleitung von Anfang bis Ende.“ Nie habe man sich alleingelassen gefühlt oder in der Luft gehangen, führt Malte Wichmann aus. „Es war immer ein Ansprechpartner da, und bei Fragen wurde immer alles sofort erledigt.“

Ergebnis: GKS Klima-Service lobt zügigen Projektfortschritt ohne Knackpunkte

Vom Beginn des Projekts an bis zu dessen Abschluss, dem ersten Testlauf – der erfolgreich verlief –  vergingen rund zwei Monate. „In meinen Augen ist das sehr schnell über die Bühne gegangen, zumal auch die Urlaubszeit in den Projektzeitraum fiel“, sagt Wichmann. „Damit habe ich nicht unbedingt gerechnet.“ An irgendwelche Herausforderungen oder Knackpunkte kann er sich nicht erinnern. „Das lief wirklich absolut glatt.“ Es seien keine Hürden oder Schwellen zu überwinden gewesen, fügt er hinzu.

Seit etwa einem Jahr ist die digitale Gehaltsabrechnung nun bei GKS Klima-Service im Einsatz. Seitdem hat sich einiges verändert. „Es ist alles schneller und unkomplizierter geworden“, weiß Malte Wichmann. „Wenn die Abrechnungen fertig sind, übersende ich sie ans Archiv von d.velop documents – und von dort aus an die einzelnen Personen“, erklärt er. „Das sind nur zwei oder drei Klicks und ist deutlich entspannter und unkomplizierter als auf Papier.“ Hinzu kommt: „Papierabrechnungen werden zuhause gut weggelegt, und wenn sie mal gebraucht werden, sind sie oft weg.“ Dann sei meist ein Anruf in der Personalabteilung gekommen, der nun natürlich auch ausbleibe, weil die digitalen Abrechnungen auf dem Smartphone abrufbar seien.

Die Zeit, die der Personaler mit der digitalen Lösung pro Monat einspart, beläuft sich einschließlich telefonischer Nachfragen auf rund drei Stunden. „Das ist jetzt nicht die Riesenmenge, aber da bin ich auch schon sehr geübt im Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden gewesen“, sagt er. Hinzu kommen die Kosten für 80 Kuverts, 160 Blatt Papier, Toner und das Porto, das immerhin rund 50 Euro pro Monat beträgt, weil nicht jede Abrechnung postalisch auf die Reise geht. Macht pro Jahr: Mindestens 1.080 Kuverts, 2160 Blatt Papier und 660 Euro an Porto, die nun eingespart werden. Heißt: Kosten sparen und Ressourcen schonen.

Ein weiterer Vorteil ist der zeitliche Aspekt. „Sobald die Abrechnungen fertig sind, stehen sie allen zur Verfügung.“ Auf dem Postweg könne es schon mal eine Woche dauern, bis die Briefe bei den Beschäftigten in Düsseldorf oder Heidelberg seien. „Auf dem Handy bekommt man sofort eine Mitteilung oder eine E-Mail, dass das Dokument angekommen ist.“ 

Nutzerquote von fast 100 Prozent bei GKS Klima-Service

Die Einführung der digitalen Gehaltsabrechnung war im Vorfeld sehr unterschiedlich in der Belegschaft aufgefasst worden. „Einige fanden die Idee super, andere waren eher skeptisch, was ich auch verstehen kann“, beschreibt Malte Wichmann das Stimmungsbild. Inzwischen liegt die Nutzerquote der digitalen Gehaltsabrechnung bei nahezu 100 Prozent.

„Mittlerweile kommen durchweg nur noch positive Dinge darüber zu Ohren“, freut sich Wichmann. Eine Schulung war für die Nutzung der Software nicht erforderlich. „Im Testlauf haben wir das einmal gesehen, dann wussten wir, wie das geht“, fasst Wichmann zusammen. Für die Belegschaft gab es dann ein dreiseitiges Dokument, in dem der Anmeldeprozess und das Abrufen der Dokumente skizziert wurden. „Das fanden wir am sinnvollsten.“

Neue Digitalisierungsprojekte gemeinsam mit d.velop sind derzeit zwar nicht geplant, aber Malte Wichmann ist sich sicher: „Wenn mal wieder ein Thema aufkommt, dann weiß ich jetzt, dass das mit d.velop und netgo sehr gut funktioniert und man neue Themen gemeinsam in Angriff nehmen könnte“, resümiert er. „Wir jedenfalls sind guten Mutes und blicken mit der neuen Lösung positiv in die Zukunft.“