Exchange Online für zentrales E-Mail-Management und zur Entlastung der Infrastruktur

Ausgangssituation 

Schon im Vorfeld des Projekts wurde strategisch entschieden, Microsoft Teams zur Verbesserung der internen Unternehmenskommunikation einzuführen. In diesem Zusammenhang wurden die wesentlichen Fragen zu Sicherheit und Datenschutz in Microsoft 365 positiv beantwortet und eine erste Lizenzauswahl getroffen, die auch Exchange Online umfasste.

Microsoft Exchange war bereits seit vielen Jahren die präferierte E-Mail-Verwaltung der GNS. Die Tochtergesellschaften waren im IT-Betrieb allerdings autark aufgestellt, teilweise auch mit einer alternativen Lösung. Mit dem Plan, Teile des Rechenzentrumsbetrieb nach Microsoft 365 auszulagern, wurde auch die Konsolidierung der IT-Systeme verfolgt.

„Im Hinblick auf die IT-Sicherheit wurde zudem definiert, nicht alle Postfächer zu migrieren. Einige strategische Postfächer sollten
on-premises im Hybridbetrieb mit Exchange Online koexistieren, um eine Absicherung im Worst-Case-Fall zu gewährleisten“, betont Matthias Degener, Leiter IT-Infrastruktur bei der GNS.

Vorgehen

Zunächst wurde in mehreren Workshops geklärt, wie die Ziel-Infrastruktur zukünftig aussehen soll und welche Postfächer nach Exchange Online überführt werden. Alle Ergebnisse wurden in einem Konzept zusammengefasst und mit der IT-Abteilung abgestimmt. Die Gesellschaften wurden jeweils vor einer Migration genauer betrachtet: „Die Detail-Analysen wurden in Workshops für alle unsere Gesellschaften erarbeitet. Um einen reibungslosen und angenehmen Ablauf zu gewährleisten, haben wir uns für eine zeitlich versetzte Migration der Gesellschaften entschieden“, ergänzt Matthias Degener.

Ziel für alle Unternehmensteile war Exchange Online in Kombination mit einem zentral betriebenen Exchange Hybridserver für die jeweilige Gesellschaft. Dabei wurden auch Drittanbieter-Lösungen zur E-Mail-Verschlüsselung und Archivierung mit Auswirkung auf den eingehenden und ausgehenden Nachrichtenfluss berücksichtigt.

Lösung

Um die IT-Infrastruktur des Kunden zu modernisieren und zu vereinfachen, wurde Microsoft 365 in den primären Rechenzentren Berlin und Frankfurt eingeführt. Dies umfasste die Umstellung der Lizenzierung auf Microsoft 365 Apps auf allen Clients und virtuellen Desktops, die Migration aller Postfächer nach Exchange Online und die Einführung von Cloud-Lösungen, die nahtlos mit Microsoft 365 integriert sind. Die Migration der Postfächer erfolgte dabei gestaffelt in Wellen begleitet durch Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeiter.

Dadurch verfügen die Mitarbeiter nun über die stets aktuelle Office Version, auch auf mobilen Endgeräten. Außerdem wurde der Serverbetrieb zum Hosten der eigenen Postfächer entlastet, was zukünftig Kosten einspart und die Wartung vereinfacht. Mit den weiteren Diensten aus Microsoft 365 stehen zudem komplementäre Optionen für Outlook zur Verfügung, wie bspw. „OneDrive for Business“ zum Teilen von zentral freigegebenen Dokumenten und „FindTime“ zur einfachen Vereinbarung von Terminen mit Externen.

Ergebnis

Alle Postfächer wurden nach Exchange Online ausgelagert. Damit sind nun alle Mitarbeiter der Gruppe auf einer Kommunikationsplattform vereint.

Mit dem erfolgreich durchgeführten Projekt hat GNS einen wichtigen Schritt in die digitale Transformation gemacht und profitiert von den Vorteilen einer modernen und sicheren Cloud-Plattform. Der Kunde hat seine IT-Ressourcen optimiert, ohne dabei an Qualität oder Leistung einzubüßen.