Der Modern Workplace bei LEUE & NILL: erfolgreiche Einführung von Microsoft 365

Ausgangssituation: komplexe Prozesse, unterschiedlicher Wissensstand  

Vor der Implementierung von Microsoft 365 setzte LEUE & NILL für ihr Kerngeschäft vorwiegend lokale IT-Lösungen und Office-Anwendungen ein. Dateien wurden per Dateifreigabe über den Windows Server oder per eigens aufgesetzter Cloud-Lösung geteilt. Der E-Mail-Verkehr lief über den Microsoft Exchange Server. Zusätzlich betrieb das Unternehmen eine eigene Intranet-Lösung und eine Social-Web-Plattform sowie weitere unterschiedliche Lösungen zur Zusammenarbeit.  

Die einzelnen Systeme erfüllten zwar ihren Zweck, erschwerten jedoch die Zusammenarbeit erheblich. Neben den unterschiedlichen Systemen bestand eine weitere elementare Herausforderung darin, dass zwischen den Mitarbeitenden große Unterschiede im Wissen rund um die Office-Anwendungen und die Nutzung der eingesetzten Tools bestanden. Das erschwerte die interne und externe Zusammenarbeit.  

Nachdem das Support-Ende der Office Apps bevorstand, wurde schnell klar, dass eine neue Lösung erforderlich sein würde. Somit folgte der Schritt, Microsoft 365 bei LEUE & NILL mit einem spezialisierten Dienstleister einzuführen, um einen einheitlichen Wissensstand zu schaffen und die Zusammenarbeit zu verbessern. 

Die Lösung: Einführung von Microsoft 365 mit umfassendem User Adoption Plan 

Um die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt zu meistern, entschied sich LEUE & NILL für die Einführung von Microsoft 365 unter der Mithilfe von netgo.  

Um den Mitarbeitenden nicht einfach eine neue Software vorzusetzen, sondern sie am Prozess der Implementierung des Modern Workplace teilhaben zu lassen, wurde unter dem Motto „Gemeinsam wachsen & verbinden“ zu Projektbeginn ein umfassender User-Adoption-Plan erstellt. Darin wurden Beispielszenarien aus dem Geschäftsalltag entwickelt, Richtlinien zur zielgerichteten Nutzung sowie ein regelmäßiger Austausch, Schulungen, Kommunikationsmaßnahmen und Erfolgsmessungen definiert.  

Als Teil des User Adoption Plans bietet netgo unterstützende Schulungsmaßnahmen in Form von Präsenz- und Online-Trainings an. Hier wird jeder eingesetzte Bestandteil von Microsoft 365 ausführlich vorgestellt und Fragen zur Benutzung beantwortet. Diese Schulungen wurden bei LEUE & NILL unter anderem über die E-Learning-Platform soluzione42 ergänzt, wodurch auch Mitschnitte zum On-Demand-Anschauen für den Umstieg der lokalen Office 2016 Apps zu den Microsoft 365 Office Apps bereitgestellt wurden.  

Nachdem der User Adoption Plan zur Einführung der Microsoft 365 Dienste erstellt war, wurde die Microsoft-365-Umgebung an Sicherheitsvorgaben des Kunden angepasst und die technischen Grundlagen zur Nutzung der Cloud-Dienste konfiguriert. Die Office Anwendungen wurden aktualisiert, die Postfächer auf Exchange Online migriert und die zentralen Dienste zur Kommunikation und Zusammenarbeit „Microsoft Teams“ und „SharePoint Online“ mit den Maßnahmen des User Adoption Plans sowie Unternehmensrichtlinien zur zielgerichteten Nutzung der Dienste ausgerollt.  

Fortan nutzen die Mitarbeitenden unter anderem die im Microsoft-365-Paket integrierten Office-Anwendungen, „Microsoft Teams“ als zentrales Kommunikations- und Kollaborationstool, „SharePoint Online“ – worüber das unternehmensweite Intranet realisiert wurde – und „Exchange Online“ zur E-Mail Kommunikation und für den vollen Cloud-Funktionsumfang.  

Abgerundet wird das Maßnahmenpaket nach dem erfolgreichen Abschluss des Einführungsprojekts der zentralen Microsoft 365 Dienste, durch eine unternehmenseigene Task Force. Die Task Force ist als Qualitätszirkel eingeführt, der sich aus Multiplikatoren der LEUE & NILL und netgo-Spezialisten zusammensetzt. Der Qualitätszirkel trifft sich regelmäßig, um Neuheiten von Microsoft 365 und die Einführung neuer Dienste zu diskutieren. Sollen beispielsweise neue Funktionen weitflächig implementiert werden, wird wiederum ein Webinar von netgo veranstaltet. „Mit Microsoft 365 stehen uns so viele Möglichkeiten zur Verfügung. Diese wollen wir auch ausschöpfen. Und das geht nur, wenn man die Mitarbeitenden von Anfang an mitnimmt und heranführt“, so Tobias Ramforth, IT-Leiter bei LEUE & NILL. 

Das Ergebnis: vereinfachte Zusammenarbeit dank intensiver Schulungen und Unternehmensrichtlinien   

Durch den erfolgreichen Wissenstransfer und die Einführung der Microsoft-365-Dienste können die Mitarbeitenden von LEUE & NILL nun intern über verschiedene Fachbereiche und Standorte hinweg sowie mit externen Partnern vereinfacht und schnell zusammenarbeiten. „Es ergab für uns zu 100 Prozent Sinn, auf Microsoft 365 zu setzen. Alles greift ineinander und ist immer auf dem neuesten Stand“, zeigt sich Ramforth froh, den Schritt zur modernen Arbeitsumgebung gegangen zu sein.  

Die Vision des Projekts – nämlich die Art und Weise, wie die Mitarbeitenden verbunden sind, zu verwandeln, moderne Arbeitsmittel bereitzustellen, auf höchste Sicherheitsstandards zu setzen und die digitale sowie fachliche Kompetenz im Unternehmen zu stärken – konnte erfolgreich umgesetzt werden. Dabei war es wichtig zu verstehen, dass die Einführung neuer Software, die jeder Mitarbeitende täglich nutzt, nur gelingt, wenn man den Prozess behutsam begleitet und so die Akzeptanz der Mitarbeitenden erlangt. Zentral dafür sind die Schulungsveranstaltungen. Die Teilnehmerzahlen zeigen, dass das Interesse und die Bereitschaft für Neues vorhanden sind.  

Mit der Microsoft-365-Einführung hat LEUE & NILL den Grundstein für eine zukunftsfähige und effiziente digitale Zusammenarbeit gelegt. Die Mitarbeitenden profitieren von modernen Tools und einem einheitlichen Wissensstand, was die tägliche Arbeit erleichtert und die Produktivität steigert. Als internationaler Versicherungsmakler ist LEUE & NILL nun bestens gerüstet, um auch in Zukunft passgenaue Lösungen für die Kunden zu liefern.  

Da Microsoft 365 so vielfältig ist und sich stetig weiterentwickelt, ist auch die Implementierung ein fortlaufender Prozess, den man nicht irgendwann zu den Akten legt. LEUE & NILL ist daher – mit Unterstützung von netgo – fortwährend dabei, die Qualifizierung und den internen Wissenstransfer auszubauen.