Bühne frei: Mehr-BB Entertainment performt jetzt in der Cloud

„Wir waren vorbereitet, Gott sei Dank.“ Die Worte von Werner Reusch, Head of IT bei der Düsseldorfer Mehr-BB Entertainment GmbH, dürften viele IT-Verantwortliche in der Unterhaltungsbranche aufhorchen lassen: Nur wenige Monate vor der ersten COVID-19-Welle hatte der Veranstalter, der sich u.a. für Starlight Express, Harry Potter und das verwunschene Kind oder Bodyguard – Das Musical verantwortlich zeichnet, ein IT-Migrationsprojekt ins Leben gerufen, um die bis zu jenem Zeitpunkt heterogene On-Premises-Infrastruktur in eine moderne Cloud-Umgebung zu überführen. Wichtigstes Ziel des Projekts war es nach den Ausführungen des IT-Experten, „eine zentrale Quelle für alle relevanten Informationen des Unternehmens nutzen und sämtliche Prozesse für unterschiedliche Abteilungen abbilden und digitalisieren zu können“. Ob Buchhaltung, Corporate Communications, Human Resources, Marketing, Verwaltung oder Spielstätten wie der Admiralspalast in Berlin, das Mehr! Theater in Hamburg und der Musical Dome in Köln: „Fachbereiche oder Theater, alle Mitarbeiter*innen sollten angebunden werden können“, so Reusch.

Auslöser für das Migrationsvorhaben war Reusch zufolge der Zusammenschluss der Firmen BB Group und Mehr! Entertainment zur Mehr-BB Entertainment im Jahre 2018. Dieser Merger hatte dazu geführt, dass eine durchweg heterogene IT-Topologie aus den Systemen beider Unterhaltungsunternehmen entstanden war. Dazu gehörten neben unterschiedlichsten Speicherorten auf verschiedenen lokalen Servern und teils doppelt vorhandenen Dateien wie Listen, Anleitungen oder Einsatzpläne für die insgesamt rund 600 Mehr-BB Entertainment-Mitarbeitende auch „extrem viele“ manuelle Abläufe auf Papier. „Also habe ich Begehrlichkeiten geweckt und den Verantwortlichen erklärt, was die Cloud heute so alles kann“, erinnert sich der IT-Manager.

365 Lizenzen für Microsoft 365

Typische Herausforderungen nach einer Unternehmensfusion, weshalb sich Reusch und sein IT-Team auf die Suche nach einem passenden Implementierungspartner machte. Die Wahl fiel auf den IT-Dienstleister netgo und dessen Cloud-Angebot. Dazu Reusch: „netgo ist unser gesetzter Partner für das gesamte Migrationsprojekt und für die Beschaffung und Einrichtung von Hardware. Und das haben wir bis heute nie bereut.“ Einen wichtigen Aspekt spielte neben der konsolidierten Datenhaltung und mobilen Arbeit das Thema Sicherheit. Hinzu kam der Wunsch, die Idee des Modern Workplace mit verteilten Arbeitsplätzen und mobilen Endgeräten in die Tat umzusetzen.

Den technischen Dreh- und Angelpunkt der neuen Infrastruktur für die bis dato 365 erworbenen Microsoft-365-Lizenzen bildet die von netgo implementierte und betreute Kollaborationsplattform SharePoint. Sie deckt bei Mehr-BB Entertainment alle Anforderungen an die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und das Content-Management ab. Aber auch interne Diskussionsgruppen per Yammer und Teams oder die Projektkoordination lassen sich problemlos über die webbasierte Plattform bewerkstelligen. Für den sicheren Zugriff auf die Cloud nutzt Mehr-BB Entertainment eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Als der Produzent des seit 1988 in Bochum aufgeführten Musicals Starlight Express wegen der Pandemie die Entscheidung traf, alle Mitarbeiter ins mobile Arbeiten zu schicken, konnte dies „dank der Microsoft 365 Plattform innerhalb von drei Tagen umgesetzt werden“, wie Reusch betont. „Jede*r hatte seine IT-Ausstattung, die Schulungen waren beendet und alle kommunizierten komfortabel über Microsoft Teams“. Und auch die Abwicklung von Workflows – ein zentraler Aspekt für die Unternehmensgruppe, die deutschlandweit an sechs Standorten agiert – erfolgt nunmehr wesentlich schneller und transparenter als in der Vergangenheit. Hier steht Microsofts Power Plattform im Mittelpunkt, mit der Mehr-BB Entertainment. Reusch: „Wir haben mit der Unterstützung von netgo den Weg in die neue Art des Arbeitens sehr, sehr schnell gefunden.“