Rittal: Partnerschaftlich (fast) Unmögliches möglich machen

Ausgangssituation

Was tun, wenn 540 Mitarbeiter an drei Standorten kurzfristig für das hybride Arbeiten mit Laptops im gewohnten Look and Feel ausgestattet werden sollen – zusätzlich zum Tagesgeschäft? Vor dieser Herausforderung stand Christian Sauer, Leiter IT End User Services Friedhelm Loh Gruppe: „Meine Mitarbeiter wären vollauf mit dem Rollout beschäftigt gewesen, sodass sie für wichtige strategische Themen keine Kapazitäten mehr gehabt hätten“.

Also fiel die Entscheidung, das Projekt extern zu vergeben. „Wir brauchten einen Partner, der die Fähigkeit und das Engagement mitbrachte, das Projekt schnellstmöglich umzusetzen. Einzig netgo hat uns überzeugt“, betont Christian Sauer. Beide Firmen sind seit einem Vierteljahrhundert Geschäftspartner und arbeiten Hand in Hand, wenn bei Kundenprojekten anspruchsvolle RZ-Lösungen gefordert sind.

Lösung

Trotz des Zeitdrucks war das Ziel, die Bereitstellung der Laptops für die User so einfach und komfortabel wie möglich zu machen. Gemeinschaftlich entwickelte man Ideen für das Vorgehen. Der offene Austausch auf Augenhöhe brachte das Projekt einen großen Schritt nach vorne. So wurden die Terminkoordination und das Abfragen von Anwenderwünschen auf Vorschlag von netgo über eine Self-Service-Anwendung abgewickelt. netgo stellte diese innerhalb von drei Tagen auf Basis der eigenentwickelten Prozessmanagement-Software Skeema als SaaS bereit und dockte sie an das Active Directory von Rittal an. Alle 540 Anwender erhielten eine Einladungsmail. Über den darin enthaltenen Link konnten sie sich mit ihren gewohnten Log-in-Daten am Portal anmelden und mit wenigen Klicks einen Termin für den Gerätetausch und die eventuell benötigte Sonderausstattung buchen. „Das erwies sich als effizienter und nutzerfreundlicher als unser ursprünglicher Plan, alles telefonisch abzufragen“, unterstreicht Christian Sauer.

Parallel lief die Gerätebeschaffung und Veredelung auf Hochtouren: netgo besorgte die Laptops, spielte das Basis-Image mit den Standardprogrammen auf und installierte die nutzerspezifische Software. Denn aufgrund der unterschiedlichen Anwenderteams gab es eine hohe Variabilität bei den Software-Anforderungen. Dank dieser Vorarbeiten brauchten die Laptops vor Ort nur noch verkabelt und die Daten von den Altgeräten migriert werden. Das verkürzte die Umschlagszeit pro Arbeitsplatz auf rund zwei Stunden.

„Die nahtlose Zusammenarbeit der netgo Standorte sowie die räumliche Nähe waren ein großer Vorteil. Dadurch konnten zwischen 50 und 60 Desktops pro Woche ausgetauscht werden“, erklärt Christian Sauer. „Zudem konnten wir unvorhergesehene Hürden im Rahmen von ad-hoc-Meetings zeitnah aus dem Weg räumen“. netgo dokumentierte den gesamten Rolloutprozess – von der Terminplanung über die Vergabe der neuen Geräte-ID bis zum Gerätetausch – mithilfe der eigenen Software Skeema und konsolidierte im Anschluss die Daten. Dadurch gewann Rittal volle Transparenz darüber, welche Geräte in welcher Ausstattung wohin geliefert wurden – bei einer hohen Datenqualität für das Asset Management.

Ergebnis

Nach nur sieben Wochen war der Rollout abgeschlossen – so erfolgreich, dass es Lob von den Anwendern bis zum Seniormanagement gab. „Die Bereitschaft seitens netgo auf unsere Wünsche einzugehen sowie Bestehendes immer wieder zu hinterfragen, um Prozesse weiter zu optimieren, war zentral für das positive Feedback“, hob Christian Sauer hervor.

Ob des Erfolgs lag es nahe, netgo kurz darauf mit einem weiteren Projekt zu betrauen. Deutschlandweit galt es, rund 100 Azubis innerhalb einer Woche für das Onboarding mit allen Utensilien für ihren IT-Arbeitsplatz auszustatten – alles in einem Rucksack verpackt, inklusive handgeschriebenem Namensschild. Auch hier sorgte netgo für ein unkompliziertes Kundenerlebnis und eine enorme Entlastung der IT.

„Bisher mussten wir bei solchen Lastspitzen andere Themen und Anwender vernachlässigen. Durch das Auslagern an netgo konnten alle Projekte wie geplant weiterlaufen und die Servicequalität konstant hoch gehalten werden“, erklärt Christian Sauer. Hinzu kommt ein strategischer Vorteil: Die Partnerschaft erlaubt es, die Neuausrichtung der IT voranzutreiben. „Die Kollegen von netgo übernehmen Standardaufgaben, die sie dank ihres professionellen Knowhows als Dienstleister auf höchstem Niveau lösen. Dadurch können wir uns auf die Kernthemen der Friedhelm Loh Group fokussieren, die spezifisches Wissen erfordern, und daraus Mehrwert für das Unternehmen schöpfen“, resümiert Christian Sauer.