Digitale Eingangs­ rechnungsverarbeitung

In vielen Unternehmen sind im Rechnungseingangsprozess immer noch zahlreiche papierbasierte Arbeitsschritte üblich. Doch das Ausdrucken, manuelle Erfassen, Abtippen, Kopieren und physische Ablegen von Rechnungen und Belegen ist zeit- sowie ressourcenaufwendig und darüber hinaus fehleranfällig. Zudem ist diese Art der Rechnungseingangsverarbeitung schon lange nicht mehr zeitgemäß. 

Mit Software-Lösungen für den digitalen Rechnungseingang beschleunigen Unternehmen die Verarbeitungsprozesse, die erforderlich sind, damit die Zahlungen getätigt werden können. Lange Durchlaufzeiten, die aus gesetzlichen Vorgaben und komplexen Freigabeprozessen resultieren, werden mit automatisierten Workflows vereinfacht und der Weg vom Eingang bis zur Zahlungsfreigabe wird optimiert.

1. Rechnungseingang und -erfassung:
   Der erste Schritt bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist die Erfassung der Rechnung oder des Belegs. Der entscheidende Unterschied zu einer digitalen Lösung ist, dass die Rechnung direkt im System erfasst wird und automatisch Workflows angestoßen werden, die weitere Schritte einleiten. Die Integration und die Verschlagwortung der Eingangsrechnung in einer zentralen Plattform sorgen zudem dafür, dass die Rechnungen schnell und einfach auffindbar sind.
   
2. Die formale Prüfung:
   Im Rahmen der formalen Prüfung erfolgt die automatische Überprüfung von Eingangsrechnungen hinsichtlich der Vorgaben des §14 des Umsatzsteuergesetzes (UstG). Sofern alle erforderlichen Angaben enthalten sind, ist der nächste Schritt die sachliche Prüfung.
3. Sachliche Prüfung und Freigabe:
   

   Entsprechend des UstG sind auch die Echtheit und die Herkunft der Rechnung durch innerbetriebliche Kontrollverfahren sicherzustellen. Die Software überprüft automatisch anhand von Lieferanten- und Bestellakten zu Rechnungen die Identität des Rechnungsstellers. Somit werden alle Fehler oder Unstimmigkeiten umgehend aufgedeckt. In einem weiteren Schritt erfolgt die Prüfung durch die Mitarbeitenden. Durch den Gesetzgeber ist eine Vier-Augen-Freigabe erforderlich. Entsprechend werden die Rechnungen an die zuständigen Mitarbeitenden und Prüfer*innen weitergeleitet. In digitalen Rechnungseingangsanwendungen lässt sich der zweite Prüfer hinterlegen. Somit sind aufwendige Einarbeitungen und Suchen nicht mehr notwendig. Der Zugriff auf alle Daten ist durch die Ablage auf einer zentralen Plattform deutlich einfacher.

4. Buchung:
   Nach Abschluss des vordefinierten Prüfungsprozesses erfolgt die Buchung der Eingangsrechnung. Digitale Lösungen übermitteln dafür voll automatisiert alle erforderlichen Daten der digitalen Rechnungen an die Kreditorenbuchhaltung.
5. Zahlung:
   Nachdem alle Schritte abgeschlossen sind, kann die fristgerechte Zahlung der Rechnung erfolgen. 

• Gesetzeskonform:
  Der digitale Rechnungseingang erfüllt aktuelle und zukünftige Gesetzgebungen wie beispielsweise das neue E-Rechnungsgesetz.