EIM, ECM, DMS, BPM… Die Entstehung unzähliger Fachbegriffe zu Digitallösungen ist eine Begleiterscheinung der Digitalisierungstrends aus den letzten Jahrzehnten.
Gerade im Hinblick auf Die Organisation von Bürodokumenten und -prozessen in Unternehmen gibt es heutzutage unterschiedliche Lösungsansätze. Damit sind häufig auch unterschiedliche Systeme einhergehend, die sich hinter Abkürzungen, wie ECM, DMS, EIM und Co. verstecken.
Wir versuchen nachfolgend Licht ins Dunkel zu bringen.
DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-System.
Der Begriff „Dokumentenmanagement“ beinhaltet grundsätzlich das Verwalten, Lenken, Ablegen oder Vernichten von Dokumenten. Diese Definition gilt sowohl für papierbasierte als auch für digitale Dokumente.
Das DMS ist eine datenbankgeschützte Software-Lösung und wird von dem Dokumentenmanagement abgeleitet. Mit dem DMS werden Ihre Dokumente jedoch ausschließlich digital verwaltet. Diese Art des Dokumentenmanagements bietet Ihnen eine Reihe von Vorteilen durch hohe Sicherheitsstandards, Skalierbarkeit, minimale Suchzeiten, ortsunabhängiges Arbeiten und vieles mehr. Das DMS ermöglicht Ihnen zusätzlich zu jederzeit einen leichten und ortsunabhängigen Zugriff auf Ihre Dokumente und Informationen und archiviert diese bei Bedarf auch revisionssicher. Das Hauptziel des DMS setzt sich aus Effizienzsteigerung bzw. Produktivitätssteigerung und Kostensenkung im Umgang mit Dokumenten zusammen.
Das Enterprise-Content-Management (ECM) beinhaltet Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten. ECM beschäftigt sich also mit der Verwaltung von allen Informationen und Daten in einem Unternehmen. Somit ist das Dokumentenmanagement Teil vom Enterprise-Content-Management. ECM-Lösungen, wie d.velop documents, liefern also über die Dokumentenmanagement-Funktionen hinaus auch Zusatzfunktionen. Dazu zählt z.B. die Bereitstellung von Scan- und Erfassungslösungen, damit jeglicher „Unternehmenscontent“ strukturiert organisiert werden kann. Somit deckt ECM nicht nur die Verwaltung von Unternehmensinformationen sondern auch die Organisation von geschäftsrelevanten Prozessen ab.
Enterprise Information Management (EIM) setzt sich aus dem ECM, Kommunikation, Collaboration und Prozessorientierung zusammen. Das EIM ist somit eine Fortführung des Enterprise-Content-Managements. Beides dient zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen. Das DMS ist zusammen mit weiteren Lösungen ein Teil vom ECM und dieses ist ein Teil vom EIM. Die Begriffe ECM und EIM werden oft synonym verwendet, da die funktionalen Differenzierungsmerkmale häufig nicht klar abzugrenzen sind.
Business Process Management (BPM) ist ein Sammelbegriff für Methoden, die der strategischen Ausrichtung, Entwicklung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen dienen. Dabei liegt der Schwerpunkt nicht nur auf der effizienten Ausrichtung der Prozesse, sondern auch auf deren Einbindung in das Unternehmen. Unter das BPM fallen die Erhebung, Gestaltung, Dokumentation und Durchführung von Prozessen. Solche Lösungen kommen primär für Unternehmen mit einem hohen Anforderungsgrad zur Abbildung komplexer Prozesse in Frage.
Workflow Management bezeichnet die Modellierung, Simulation, Steuerung, Protokollierung und Analyse von Geschäftsprozessen. Prozessbeteiligte und digitale Systeme werden dabei mit einbezogen. Workflow Management kann daher auch als ein Teil von Business Process Management angesehen werden.
Auch bei BPM und Workflow-Management gilt: Die Abgrenzungen zu DMS, ECM und EIM sind häufig fließend. Betrachtet man Lösungen von führenden Herstellern stellt man schnell fest, dass die führenden Lösungen häufig Elemente aus den genannten Disziplinen mitbringen. Teilweise sind die Schwerpunkte von Lösung zu Lösung dabei unterschiedlich gesetzt. Deswegen müssen Unternehmen entscheiden, welchen Bereich sie für Ihre eigenen Anforderungen fokussieren wollen/müssen. Dies sollte im Auswahlprozess auf Basis der Funktionsumfänge der Herstellerlösungen verglichen und bewertet werden.
Wer jetzt noch nicht genug Buzzwords kennengelernt hat, für den bieten wir nachfolgend noch eine kleine Zugabe…
Die Begrifflichkeiten SoP, SaaS und Hybrid stehen für die Bereitstellungsform einer Softwarelösung. Sie können DMS-, ECM- und EIM-Lösungen beispielsweise als Software on Premises (SoP) nutzen. Das bedeutet, dass die Softwarelosung über lokale IT-Infrastruktur betrieben wird. Diese Infrastruktur ist entweder im Besitz des Softwareerwerbers oder wird durch ein Rechenzentrum zur Verfügung gestellt. Bei Betrieb im Rechenzentrum spricht man auch von sog. Hosting-Lösungen.
Sie haben jedoch auch die Möglichkeit unser DMS als Software as a Service (SaaS) zu nutzen und somit die Lösung als Cloud-Services zu beziehen. In diesem Fall wird die Software über einen externen Dienstleister für Kunden zur Verfügung gestellt. SaaS ist ein Teilbereich des Cloud Computings.
Alternativ sind moderne Softwarelösungen auch Hybrid beziehbar. In der hybriden Variante werden bestimmte Softwareparts On Premises betrieben und andere Teile der Lösung(en) werden als SaaS bezogen.
Die passende Betriebsform hängt von verschiedenen Faktoren des auswählenden Unternehmens ab. Dazu zählen z.B.:
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